Technologia

Jak włączyć i jak ustawić autoresponder? Rola autorespondera w relacjach z klientem

Eva-Katalin/Getty Images

Technologia

Jak włączyć i jak ustawić autoresponder? Rola autorespondera w relacjach z klientem

Eva-Katalin/Getty Images

Autorespondery występują w wielu różnych elektronicznych skrzynkach pocztowych. Ich podstawowym zadaniem jest automatyczne wysyłanie odpowiedzi na maile. Przydaje się to m.in. w sytuacji, gdy z powodu nadmiaru wiadomości przychodzących trzeba wydłużyć dostępny czas na odpowiedzenie na nie wszystkie.

Ustawienia autorespondera obejmują zakres czasowy aktywności tej funkcji oraz tytuł i treść wiadomości automatycznie wysyłanej do każdego nadawcy, od którego otrzymuje się nową wiadomość e-mail. Funkcja autorespondera powszechnie wykorzystywana jest w biznesie, ponieważ daje więcej czasu na odpowiedź i pomaga w dbaniu o dobre relacje z klientem.

Autoresponder – co to jest i w jaki sposób działa?

Autoresponder to system automatycznego odpowiadania w pocztach elektronicznych. Po ustawieniu autorespondera na adres nadawcy przychodzącego e-maila natychmiast wysyłana jest odpowiedź. Jej treść ustala bezpośrednio użytkownik skrzynki z włączonym autoresponderem.

Szerokie możliwości w zakresie ustawiania autoresponderów pozwalają na wykorzystywanie tej funkcji w wielu okolicznościach. Pozwala ona na znaczną oszczędność czasu każdego dnia, ale także może przysłużyć się lepszej obsłudze klientów w przypadku przedsiębiorstw.

Autoresponder jest funkcją dostępną w większości poczt elektronicznych. Korzystanie z tej opcji jest w zupełności darmowe. Obsługiwać ją mogą zarówno osoby, które pracują na komputerach osobistych i laptopach, jak i użytkownicy telefonów.

Ustawianie autorespondera – jak automatycznie wysyłać wiadomości?

Funkcja autoresponder umożliwia uruchomienie automatycznych odpowiedzi na przychodzące wiadomości mailowe. Ich treść jest w całości dostosowywana przez użytkownika. Obecnie z opcji autorespondera można korzystać zasadniczo w zdecydowanej większości skrzynek mailowych. Funkcję tę obsługują poczty elektroniczne zarówno popularnych serwisów, uczelni i korporacji, jak i zintegrowana z systemem Microsoft Windows skrzynka Outlook oraz wiele analogicznych produktów dostarczanych przez firmy informatyczne zarządzające domenami i serwerami.

Ustawienie autorespondera niewiele się różni w zależności od konkretnej skrzynki mailowej. Przykładowy sposób dostosowywania tej usługi łatwo pokazać można na Gmailu. W tym przypadku należy wejść w "Ustawienia" w prawym górnym rogu. Na dole wysuniętej listy, na zakładce "Ogólne", znaleźć można pole "Wiadomość o nieobecności". Aby rozpocząć korzystanie z autorespondera, należy zaznaczyć tę opcję tak, aby jej status wyświetlał się jako "włączona". W polach ustawień można wpisać konkretną wiadomość, która zostanie wysłana na adres e-mail, z którego napłynie jakakolwiek nowa wiadomość. Przyszłym wiadomościom automatycznym można nadać również spersonalizowany tytuł oraz ustawić daty rozpoczęcia i zakończenia działania funkcji autorespondera. Po ustawieniu wszystkich opcji autorespondera należy na koniec kliknąć przycisk "Zapisz zmiany" (w niektórych wersjach: "Zatwierdź zmiany"). Opcja automatycznego odpowiadania na wiadomości wyłączy się automatycznie (w terminie ustalonym przez użytkownika).

Zastosowanie autoresponderów na płaszczyźnie zawodowej

Kilka lat temu w ciągu sześćdziesięciu sekund wysyłanych było ponad trzysta milionów indywidualnych maili na świecie. Szacuje się, że współcześnie liczba ta może być nawet kilkunastokrotnie większa. Wobec tego powstaje problem, który dotyczy zwłaszcza przedsiębiorców, chociaż nie tylko – coraz częściej zdarza się sytuacja, że w gąszczu innych dany mail się zgubił. Bardzo możliwe, że akurat ta jedna wiadomość zawierała intratną propozycję biznesową, która mogła pozytywnie wpłynąć na dalszy los firmy.

Dzięki funkcji autoresponder można skutecznie zminimalizować wystąpienie powyższej, przykładowej sytuacji. Po pierwsze, adresat odpowiedzi automatycznej zostanie poinformowany o tym, że jego e-mail skutecznie dotarł do celu, dzięki czemu nawet przy dłuższym czasie oczekiwania na odpowiedź będzie spokojniejszy, przeczuwając, że prawdopodobnie ją otrzyma. Po drugie, zarządzający skrzynką z włączoną opcją autorespondera w sekcji wiadomości wysłanych zobaczy, komu odpowiedziała maszyna i kto kontaktował się z firmą. Przedsiębiorcy rozwiązanie to zapewnia większy porządek i daje odrobinę więcej czasu na stworzenie indywidualnej odpowiedzi na wybrane wiadomości e-mail. Funkcja autoresponder doskonale sprawdza się także w sytuacji, kiedy pracownik lub właściciel firmy idzie na urlop. Nadawca wiadomości od razu zostanie powiadomiony o tym fakcie, dzięki czemu nie musi czekać w niepewności na odpowiedź. W takich okolicznościach w treści wysyłanej przez autoresponder wiadomości warto dodać kontakt do osoby, która pracuje w danym okresie na zastępstwie lub po prostu jest w stanie na bieżąco udzielić nadawcy odpowiedzi. W rezultacie każdy jest zadowolony: nadawca, który otrzyma wiadomość zwrotną, i osoba przebywająca na urlopie, który przebiega bez zakłóceń.

Zobacz wideo: Czy nasze dane w spisie powszechnym są bezpieczne?

Zobacz także:

Tysiące Polaków otrzymały niepokojące SMS-y. Dr Maciej Kawecki: "To próba wyłudzenia i efekt wycieku danych"

Sprawdź, jak bezproblemowo skonfigurować router wi-fi

Muzeum telefonów komórkowych - w tym miejscu zobaczyć można eksponaty nawet sprzed 35 lat

Co sądzisz o tym artykule?
71
7
Wybrane dla Ciebie
Komentarze
0