- Czym jest czerwona teczka?
- Jakie dokumenty i informacje warto w niej umieścić?
- Dlaczego czerwona teczka powinna się znaleźć w plecaku ewakuacyjnym?
- Gdzie bezpiecznie przechowywać czerwoną teczkę?
- Czy w czerwonej teczce powinien się znaleźć testament?
Dalszą część artykułu przeczytasz pod materiałem wideo.
Najważniejsze informacje o czerwonej teczce
Justyna Piąsta, dziennikarka serwisu Dzień Dobry TVN: Czym jest czerwona teczka i dlaczego warto ją przygotować?
Kinga Kozłowska-Witek, radczyni prawna, menedżerka DSK Kancelaria: To przede wszystkim zestaw kluczowych informacji i dokumentów, które są przygotowane na wypadek nagłych sytuacji, nie tylko śmierci, ale m.in. pożaru, ewakuacji, hospitalizacji, długiej nieobecności w domu czy w pracy. Bardzo często myślimy o czerwonej teczce w kontekście seniorów. Uważam jednak, że każdy, niezależnie od wieku czy sytuacji życiowej, powinien ją posiadać. Czerwona teczka to nie tylko segregator z dokumentami. Nazwałabym ją narzędziem bezpieczeństwa i spokoju dla nas oraz dla bliskich. To taka instrukcja obsługi naszego życia na czarną godzinę. Przygotowanie jej zajmie nam godzinę lub dwie, ale naszej rodzinie może zaoszczędzić wiele tygodni działania w chaosie.
Do skrzynek Polaków trafił "Poradnik bezpieczeństwa", który jest zbiorem informacji i wskazówek na wypadek kryzysów o różnych charakterze. Mowa w nim między innymi o tym, co powinno się znaleźć w plecaku ewakuacyjnym. Czy rekomendowałaby pani, aby umieścić w nim również czerwoną teczkę?
Tak, zdecydowanie. Według "Poradnika bezpieczeństwa" każdy z nas powinien przygotować plecak ewakuacyjny. Oprócz niezbędnych rzeczy, jak woda, żywność, apteczka, leki osobiste, latarka czy radio na baterie, należy spakować również ważne dokumenty. I to właśnie może być czerwona teczka, o której rozmawiamy. Na wypadek nieprzewidzianej, nadzwyczajnej sytuacji wszystkie najważniejsze informacje o nas, kopie dokumentów, aktów notarialnych czy historię choroby będziemy mieć przy sobie.
Zatem jakie dokumenty powinny się znaleźć w takiej teczce?
Możemy podzielić je na kilka sekcji. Będą to dokumenty tożsamości i urzędowe: PESEL, dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, akty urodzenia - nasz i dzieci, akt małżeństwa. To jest podstawa. Kolejna kategoria to finanse i zamieszczamy informacje na przykład o: kontach i lokatach bankowych, kredytach, leasingach, inwestycjach, akcjach. Czy mamy konta IKE, IKZE, PPK. I tutaj jedna bardzo ważna uwaga. Czasami przy kwestiach finansowych podajemy za dużo informacji, więc uważajmy na to. Nie musimy zamieszczać wszystkich haseł bezpieczeństwa. Czasami wystarczy wskazać, w jakim banku posiadamy konto i to już wystarczy. Dzięki temu na wypadek niespodziewanych okoliczności nasza rodzina będzie wiedziała, do jakiego banku się zwrócić. Kolejną kategorią będą wszystkie kwestie ubezpieczeniowe, czyli polisy na życie, majątkowe, zdrowotne. Zamieśćmy kontakty do ubezpieczycieli i agentów. Warto sporządzić listę naszych aktów własności, umowy najmu, dane o nieruchomościach, pojazdach czy innych przedmiotach o dużej wartości.
Czy w czerwonej teczce powinien się znaleźć testament? Wielu z nas sądzi, że to dokument, który przygotowuje się dopiero u schyłku życia albo w przypadku poważnej choroby.
Jak najbardziej można umieścić testament w teczce. Warto go sporządzić wcześniej, kiedy jesteśmy w pełni świadomi naszych działań i nie musimy podejmować decyzji ad hoc. Czasami też nie mamy świadomości, jak ustawowo przebiega proces dziedziczenia, a testament pozwala na to, że z naszym majątkiem wydarzy się dokładnie to, co sobie zaplanowaliśmy. Na przykład możemy wyznaczyć spadkobierców spoza rodziny. Oprócz testamentu w czerwonej teczce może się znaleźć również oświadczenie woli, preferencje dotyczące pogrzebu - gdzie ma się odbyć, czy chcemy być skremowani, a nawet jaką piosenkę chcielibyśmy, żeby zagrano. Warto wskazać, czy po śmierci chcemy być dawcą organów. Niezwykle istotne są również dane medyczne, jak grupa krwi - nasza i dzieci, historia leczenia, lista leków, informacje o alergiach, dane do lekarzy prowadzących. Coraz częściej ujmujemy również dane o naszych zwierzętach, np. ich historię leczenia, dokumenty z nimi związane.
A co w przypadku, gdy prowadzimy profile w mediach społecznościowych? Czy loginy i hasła również powinny trafić do teczki?
Nie widzę większych przeciwwskazań, ale uważałabym jednak na podawanie haseł. Pojawia się pytanie, co znajduje się głębiej w tych naszych kontach. Czy chcielibyśmy, by ktoś przeczytał nasze wiadomości? Czy nie ma ryzyka, że przekazywaliśmy komuś w tej korespondencji jakieś ściśle poufne informacje? To kwestia bardzo osobista. Mimo wszystko warto mieć spis takich kont, które prowadzimy, i co chcemy, żeby się z nimi stało w przyszłości. Czy mają zostać zamknięte, czy może ktoś inny ma je za nas prowadzić? Dobrze to ustalić wcześniej.
Jak i gdzie przechowywać czerwoną teczkę?
Informacje w czerwonej teczce są przydane dla nas oraz naszych bliskich. Ale co w sytuacji, kiedy dokumenty trafią w niepowołane ręce? Jak ustrzec się przed tym, by dane wrażliwe nie zostały wykorzystane przeciwko nam?
To bardzo ważne pytanie, bo często ta kwestia jest pomijana. Jesteśmy zadowoleni, że wreszcie przygotowaliśmy czerwoną teczkę, zawarliśmy w niej wszelkie potrzebne nam informacje, a potem odkładamy ją po prostu na półkę. To nie jest dobre rozwiązanie. Przede wszystkim zawsze powinniśmy mieć czerwoną teczkę w dwóch egzemplarzach. Teczka z oryginałami musi być w bardzo bezpiecznym miejscu, na przykład zdeponowana u notariusza lub u naszego prawnika. Z kolei kopie dokumentów powinniśmy przechowywać w innej lokalizacji. Jeśli w domu, to w miejscu, które nie jest na widoku, gdzie nie każdy może wejść. Z drugiej strony to musi być takie miejsce, do którego my będziemy mieć szybki dostęp na wypadek pożaru, zalania, nagłej ewakuacji. Może to być szafka z apteczką, plecak ewakuacyjny. Takie miejsce, które dla nas będzie łatwo dostępne, ale nie dla kogoś niepowołanego.
Wspomniała pani o zdeponowaniu oryginałów dokumentów u notariusza lub prawnika. Na czym to polega? Być może nasi czytelnicy nie korzystali nigdy z takiej usługi.
W depozycie notarialnym możemy składać różne dokumenty, nawet środki pieniężne. Mamy możliwość ustalić też szczególne warunki depozytu, na przykład kto może mieć do niego dostęp, kto może go odebrać. W czerwonej teczce, którą mamy w domu, warto zamieścić adnotację, że wszystkie oryginały dokumentów są u rejenta i podać kontakt do niego. Dzięki depozytowi możemy mieć pewność, że nasza teczka nie zostanie udostępniona żadnej osobie, której notariusz nie zweryfikuje. To gwarantuje nam poczucie bezpieczeństwa. Wielu z nas korzysta z usług prawników, ma też swoich zaufanych, którzy także mogą przechowywać nasze dokumenty. Co więcej, prawnik może pomóc raz do roku zaktualizować teczkę i przejrzeć umowy, dokumenty.
A co sądzi pani o czerwonej teczce w formie cyfrowej na przykład na wirtualnym dysku?
Wersje cyfrowe są rekomendowane. Warto, żebyśmy mieli zrobiony taki "back up" wszystkich informacji, które mamy w teczce papierowej. Opcja cyfrowa powinna być zabezpieczona kodem, który znają tylko wybrane przez nas osoby. Widziałam też teczki z kodem QR, który kieruje bezpośrednio do miejsca na dysku. Pamiętajmy jednak, że mimo wszystko ta wersja papierowa jest dla nas najważniejsza, ponieważ od razu mamy dostęp do wszystkich informacji i to niezależenie od okoliczności. Nie musimy mieć ani Internetu, ani komputera.
Wspomniałyśmy już o tym, gdzie przechowywać dokumenty i w jakiej formie, ale czy istotne jest również to, w czym konkretnie trzymamy te wszystkie informacje? Czy to rzeczywiście musi być ta "czerwona teczka"?
Mówimy, że teczka jest czerwona, bo ten kolor jest jak sygnał alarmowy i łatwo go zauważyć. Oczywiście, jeśli chcemy, możemy wybrać inny kolor, który kojarzy nam się z czymś ważnym i wyróżnia się na tle otoczenia. Polecam, aby nie przechowywać dokumentów w łatwopalnym opakowaniu, które szybko może ulec zniszczeniu. Przecież przygotowujemy tę teczkę też na okoliczność pożaru czy powodzi. Dobrze sprawdzą się teczki ognioodporne i wodoodporne. Można je z łatwością kupić w sieci.
Ile osób powinno wiedzieć o naszej teczce z dokumentami?
To kwestia bardzo osobista i indywidualna, czy chcemy powiedzieć o tym rodzicom, rodzeństwu, partnerowi, małżonkowi, przyjaciołom. Musimy podjąć tę decyzję zgodnie z tym, co czujemy i komu tak naprawdę ufamy. Ograniczmy to grono do niezbędnego minimum, nie mówmy kilkudziesięciu osobom.
Czy z doświadczenia zawodowego zna pani takie historie z życia wzięte, kiedy czerwona teczka pomogła komuś w kryzysowej sytuacji?
Tak, to akurat sytuacja z końcówki ubiegłego roku. Sprawa dotyczyła nagłej hospitalizacji z powodu utraty przytomności. Na szczęście to nie było nic bardzo poważnego w tym znaczeniu, że nie zakończyło się śmiercią. Ta osoba przebywała w miejscu, w którym ludzie, którzy byli przy niej, nie mieli informacji na temat przyjmowanych przez nią leków, kwestii uczuleń i grupy krwi. Trzeba było szybko działać. Po wykonaniu kilku telefonów do najbliższych okazało się, że ta osoba ma czerwoną teczkę z informacjami o zdrowiu i historią leczenia, którą bardzo skrupulatnie zbierała. Dzięki temu można było przekazać wszystkie dane medyczne lekarzom. Myślę, że to idealny przykład na to, jak bardzo przydatne jest to narzędzie. Czerwona teczka to jeden z najbardziej empatycznych prezentów, jaki możemy dać naszym bliskim. W kryzysowej sytuacji mogą działać chaotycznie, nie wiedzieć, co mają zrobić, od czego zacząć. Teczka pomoże im choć trochę uporządkować tę nową, inną rzeczywistość.
Zobacz także:
- Powielasz trend i wrzucasz do sieci zdjęcia z 2016 roku? Ekspert ostrzega: "Zastanów się, czy warto"
- Bezpieczne ferie zimowe. Ekspert radzi, jak wybrać dobre ubezpieczenie
- Aplikacja, która jest jak "osiedlowy monitoring". Jak to działa?
Autor: Justyna Piąsta
Źródło zdjęcia głównego: fot. Monika Depa, fcafotodigital/Getty Images