Jakich zwrotów grzecznościowych używać w listach i mailach?

Współcześnie coraz częściej komunikujemy się ze sobą za pomocą maili lub internetowych komunikatorów. Niestety, mnóstwo osób ma problem ze zwrotami grzecznościowymi, zarówno w tradycyjnych listach, jak i w mailach.

Zwroty grzecznościowe w listach oraz w e-mailach mają bardzo duże znaczenie, ponieważ już na wstępie określają nasz stosunek do odbiorcy korespondencji. Brak szacunku utrudnia kontakt i może wskazywać na nierespektowanie zasad savoir-vivre , a także na brak kultury osobistej i ogłady. Co to są zwroty grzecznościowe? Jak pisać listy i maile? Podpowiadamy.

Zwroty grzecznościowe (podstawowe zasady)

Etykieta językowa ma bardzo duże znaczenie zarówno w sytuacjach formalnych, jak i osobistych. Zwroty grzecznościowe w języku polskim współcześnie ulegają uproszczeniu ze względu na przemiany społeczno-kulturowe oraz rozwój Internetu i nowych technologii. Istnieją jednak cztery ważne grupy zasad, do jakich należy się stosować:

Reguła dotycząca form grzecznościowych: nigdy nie należy pomijać zwrotów grzecznościowych.
Wiadomości nie powinno się pisać na zasadzie "kopiuj-wklej".
Na początku korespondencji nie należy używać słowa „witam”, możemy wykorzystać inne zwroty grzecznościowe na powitanie, takie jak: "Szanowna Pani"/"Szanowny Panie" itp.
Każda wiadomość powinna zostać zakończona podpisem.

Badaniem angielskich zwrotów grzecznościowych zajmował się Paul Grice, który uważał, że bardzo ważne jest stosowanie się do kilku reguł, tj. maksymy ilości (należy przekazać tyle informacji, ile jest potrzebne), maksymy jakości (należy mówić prawdę i przekazywać tylko potwierdzone informacje) oraz maksymy modalności (powinno się przekazywać wiadomości w sposób klarowny i jednoznaczny). W Polsce badaniami nad formami grzecznościowymi zajmowali się tacy badacze, jak Witold Doroszewski oraz Romuald Huszcza.

Zwroty grzecznościowe w korespondencji, mailach

Zwroty grzecznościowe w liście tradycyjnym były analizowane i opisywane przez wielu badaczy oraz lingwistów. Maile z kolei są formą stosunkowo nową i wciąż niezbyt dobrze poznano je pod względem formalnym. Pisząc list w formie tradycyjnej lub elektronicznej, należy przede wszystkim zastanowić się, kto jest adresatem. W sytuacji, w której kierujemy korespondencję do dużej firmy, może rozpocząć list od zwrotu "Szanowni Państwo". Zdarza się także, że dokładnie znamy adresata i możemy napisać wprost: "Szanowny Panie Profesorze", "Szanowny Panie Dyrektorze" itd. W formach nieoficjalnych można zdecydować się na "Dzień dobry", znane z języka potocznego. Dobrze jednak wziąć pod uwagę fakt, że nie wiemy, kiedy odbiorca odczyta nasz list, dlatego „Dzień dobry” można pisać tylko w sytuacjach nieformalnych. Zwroty grzecznościowe zawsze powinny być umieszczone w osobnym wierszu i zakończone przecinkiem. Kolejne zdanie zaczynamy od małej litery. W każdym liście ważne jest, aby skoncentrować się na sednie sprawy, ponieważ nie wszyscy mają czas na czytanie długich elaboratów. Jeżeli chodzi o zakończenie listu, to wśród przykładów zwrotów grzecznościowych można wymienić: "Z poważaniem" albo "Z wyrazami szacunku". Po formułach grzecznościowych na końcu listu lub maila nie należy stawiać znaków interpunkcyjnych. Takich zwrotów grzecznościowych używa się w pismach urzędowych, mailach kierowanych do nauczycieli akademickich lub pracodawców, a także w korespondencji oficjalnej i biznesowej. Oczywiście, jeżeli jesteśmy z kimś w zażyłej relacji, możemy na początku maila napisać "Cześć", a na końcu "Pozdrawiam". Największe znaczenie ma więc kontekst oraz osoba, do której się zwracamy.

Najczęstsze błędy w mailach

Jednym z najczęściej pojawiających się błędów w oficjalnych listach lub mailach jest używanie zwrotu "Witam". Jest to niepoprawne i uznawane za niegrzeczne. Przykładowo, sekretarz Szymborskiej nie odpisywał na maile, które rozpoczynały się od słowa "Witam". Kolejnym błędem jest wysyłanie tej samej wiadomości do dużej liczby adresatów na zasadzie „kopiuj-wklej”. Bardzo często zdarza się, że nadawca nie poprawi formy grzecznościowej na początku maila lub zwróci się w formie męskiej do kobiety (albo na odwrót). Bardzo poważnym błędem jest brak polskich znaków w mailach. Współcześnie wiele osób odpisuje na maile ze smartfonów i nie sprawdza tekstu. Niestety, może to sprawić, że odbiorca nie odpisze lub zrobimy złe pierwsze wrażenie. Istotna jest też struktura maila. Nie należy pisać ciągłym tekstem, dużo lepiej jest podzielić mail na akapity i wydzielić strukturę tematyczną. W mailach lub listach nie powinno się być tajemniczym. Ważne, aby skoncentrować się na temacie wiadomości.