Problemy natury psychologicznej
Skuteczna komunikacja ma duże znaczenie w biznesie, w zespole pracowników oraz w związkach międzyludzkich. Samo słowo "komunikacja" pochodzi od łacińskiego "communicare" i oznacza "przekazywanie treści". We współczesnej psychologii oraz w naukach o zarządzaniu możemy mówić o perspektywie ilościowej i jakościowej. Czym jest skuteczna komunikacja interpersonalna i w jaki sposób komunikować się efektywnie w pracy i w biznesie?
Czym charakteryzuje się skuteczna komunikacja interpersonalna?
Na początku należy zaznaczyć, że istnieją dwie główne formy komunikacji, werbalna i niewerbalna. Pierwsza z nich może być ustna (komunikacja bezpośrednia, twarzą w twarz) lub pisemna (listy, maile itp.). Natomiast wśród form komunikacji niewerbalnej możemy wyróżnić: mimikę, gesty, postawę, sposób i ton wypowiedzi, kontakt wzrokowy, dystans od rozmówcy i ogólne ruchy oraz wygląd fizyczny.
Skuteczna komunikacja interpersonalna charakteryzuje się następującymi cechami:
- mówienie wprost,
- brak barier komunikacyjnych,
- dostosowanie komunikatu do odbiorcy,
- zwrócenie uwagi na treść oraz kontekst wypowiedzi,
- dynamika i efektywność,
- przekazywanie wiadomości w sposób logiczny,
- zachowanie kontaktu wzrokowego,
- traktowanie rozmówcy jako partnera.
Porozumiewanie się jest jednym z ważniejszych czynników wpływających na relację międzyludzkie. Dlatego wydaje się, że sztuka efektywnej i skutecznej komunikacji jest umiejętnością niezbędną do opanowania. Należy dodać, że osoby uważane za dobrych rozmówców słuchają aktywnie, czyli akceptują rozmówcę i jego słowa, a także umożliwiają drugiej stronie swobodne wypowiadanie się.
W tym miejscu warto dodać, że ludzie mogą preferować różne style komunikacji, na przykład:
- styl współpracujący – w formie dialogu, negocjacji,
- styl dominujący, gdy jedna ze stron uzyskuje przewagę ze względu na hierarchię lub status społeczny (na przykład lekarz dominuje zwykle w rozmowie nad pacjentem),
- styl manipulacyjny, który jest stosowany przez telemarketerów lub sprzedawców.
Bardzo ważne jest dopasowanie stylu komunikacji do rozmówcy oraz do całej sytuacji.
Skuteczna komunikacja w biznesie
W biznesie efektywność i skuteczność komunikacji odgrywa ogromną rolę. W każdej firmie ogromne znaczenie ma zarówno komunikacja zewnętrzna (skierowana do klientów, akcjonariuszy), jak i wewnętrzna (skierowana do pracowników). W wielu organizacjach istnieją całe zespoły osób, które zajmują się komunikowaniem istotnych wiadomości zarówno w stosunku do klientów, jak i do pracowników.
W niektórych firmach funkcję tę pełnią działy marketingu, PR czy HR, jednak rozwijają się także osobne działy komunikacji. W ten sposób firmy podkreślają, jak ważną rolę pełni efektywna komunikacja z pracownikami. W wielu firmach spore znaczenie mają różne narzędzia komunikacji, tj. Intranet, blogi, komunikatory wewnętrzne. Dialog pomiędzy pracownikiem i managerem lub pomiędzy konkretna osobą i całym zespołem pomaga w efektywnej pracy oraz udzielaniu informacji zwrotnej. Wiele zagranicznych korporacji wprowadziło specjalne metody komunikacji w formie "employer branding", czyli prezentowaniu firmy na zewnątrz, na przykład na billboardach lub w trakcie kampanii reklamowej. Taka forma reklamowa pozwala na zdobycie wartościowych pracowników i zapewnia później skuteczną komunikację obustronną. Skuteczna komunikacja w zespole pełni bardzo ważną rolę, ponieważ w wielu firmach pracuje się nad projektami, do których angażuje się całe grupy pracowników. Efektywna komunikacja kształtuje motywację pracowników oraz ich zaangażowanie i lojalność względem firmy. Współcześnie przedsiębiorstwa poświęcają coraz więcej uwagi skutecznej komunikacji w biznesie, aby zwiększyć zadowolenie pracowników, kontrahentów i klientów.
Trening interpersonalny – przebieg i cele
Trening interpersonalny nie ma z góry zaplanowanego harmonogramu ćwiczeń, przebiegu i struktury. Doświadczony prowadzący – trener interpersonalny, ma za zadanie umiejętnie animować grupę i poszczególne jednostki w takim kierunku, by poprzez odpowiednio dobrane ćwiczenia osiągały one swoje indywidualne cele identyfikowane również w trakcie zajęć w grupie warsztatowej. Treningi interpersonalne organizowane są często dla przedstawicieli kadry managerskiej, a ich formuła zakłada i umożliwia uczestnikom zidentyfikowanie obszarów, nad którymi warto popracować nie tylko podczas warsztatów, ale też po ich zakończeniu.
Taka dość otwarta formuła treningu interpersonalnego sprzyja otwieraniu się uczestników, poprawie w artykułowaniu ich myśli i celów, umożliwia także przećwiczenie różnych scenariuszy sytuacji, z jakimi uczestnicy spotykają się w swojej pracy zawodowej. Managerom biorącym udział w takim szkoleniu pozwala zwrócić uwagę na aspekty ich warsztatu managerskiego wymagające dalszego rozwijania. Trening interpersonalny powinien trwać łącznie kilkadziesiąt godzin, co przekłada się w praktyce na kilka dni (przeważnie 3 do 5).
Skuteczna komunikacja: ćwiczenia, treningi, szkolenia
Zdolności komunikacyjne można rozwijać poprzez specjalne ćwiczenia, szkolenia i treningi. Niektóre osoby z własnej woli decydują się na szkolenie z podstaw komunikacji. Korporacje często proponują swoim pracownikom specjalne treningi komunikacji, które dotyczą zwykle efektywnego porozumiewania się w zespole. W zaciszu domowym także można zdecydować się na trening swoich zdolności komunikacyjnych i poszukiwać w Internecie odpowiednich opracowań oraz ćwiczeń.
Dla skutecznej komunikacji interpersonalnej ogromne znaczenie ma praktykowanie wystąpień publicznych, negocjacji, częste rozmowy z innymi ludźmi, a także ćwiczenie swoich prezentacji przed lustrem lub kamerą video. Bardzo skuteczne są także szkolenia z zakresu komunikacji organizowane przez różne firmy. W trakcie takich szkoleń uczestnicy mogą ćwiczyć w grupach i liczyć na wsparcie oraz informację zwrotną ze strony trenera.
Trening interpersonalny – ćwiczenia
Ćwiczenia w treningu interpersonalnym mają na celu w dużej mierze polepszenie umiejętności komunikacji interpersonalnej i lepsze zrozumienie motywów działania innych osób – współpracowników, podwładnych czy przełożonych. Częstymi zagadnieniami poruszanymi na takich treningach są sposoby radzenia sobie z konfliktami w grupie, identyfikowania problemów, dobierania sposobów ich zapobiegania, zrozumienia motywów postępowania stron zaangażowanych w konflikt.
Ćwiczenia podczas treningu interpersonalnego inscenizowane są na bieżąco i aranżowane przez trenera interpersonalnego, który musi posiadać odpowiednie doświadczenie i wiedzę, by skutecznie odpowiadać na potrzeby szkoleniowe grupy. Podczas treningu trener aranżuje ćwiczenia polegające w dużej mierze na odgrywaniu scenek. Takie ćwiczenia dają bardzo dużo informacji zwrotnych uczestnikom, a na ich podstawie każdy z nich jest w stanie zidentyfikować obszary, na których warto się skupić także po zakończeniu warsztatów, we własnej praktyce zawodowej.
Uczestnicy podczas wykonywania zadań wcielają się w różne role. Ćwiczenia są na bieżąco omawiane, a uczestnicy zachęcani do wyrażania swoich opinii i przemyśleń. Ćwiczenia podczas treningu interpersonalnego często dotyczą tzw. mowy ciała. Mają na celu nauczenie się świadomego wykorzystywania mowy ciała dla poprawy jakości kontaktów interpersonalnych. Ćwiczone mogą być np. gesty otwartości, sposoby powitania, gesty pozytywnego nastawienia. Warto poświęcić też nieco więcej czasu na tzw. „współgranie komunikacyjne”, czyli takie dopasowanie naszej postawy, ekspresji i sposobu komunikacji do naszego rozmówcy, by miał on poczucie, że jesteśmy jego sprzymierzeńcem oraz że właściwie adresuje on swój przekaz.
Terapia interpersonalna
Trening interpersonalny nie jest formą terapii interpersonalnej. Terapia interpersonalna to metoda mającą na celu eliminowanie zaburzeń (np. stanów depresyjnych czy bulimii), natomiast trening interpersonalny ma za cel rozwój jednostki i określonych umiejętności interpersonalnych.
Zobacz także:
- Czy można stosować kary i zakazy w związku? "Są rzeczy, których nie potrafimy znieść"
- Jak działa na nas deadline? "Może nas troszeczkę wypalić albo osłabić"
- Te zawody upodobali sobie psychopaci. "Nie odczuwają, nie mają empatii"
Autor: Adrian Adamczyk
Źródło zdjęcia głównego: fizkes/Getty Images