Potrzeba priorytetyzacji pojawia się, gdy w danym momencie liczba zadań przewyższa zasoby potrzebne do ich zrealizowania. Pod pojęciem zasobów rozumiemy w tym przypadku czas, materiały trwałe, środki finansowe oraz pracę i kompetencje ludzi. Cały problem sprowadza się do odpowiedzi na pytania: Co i w jakiej kolejności należy wykonać? Jakie działania można odsunąć w czasie? Temu właśnie służą techniki priorytetyzacji.
Na czy polega priorytetyzacja?
Z priorytetyzacją mamy do czynienia, gdy nagromadzenie poszczególnych zadań w danym czasie wymaga ustalenia ich hierarchii i kolejności wykonywania. Trzeba więc ustalić ich porządek, a z niektórych nawet zrezygnować. Co to jest priorytet ? To rzecz, sprawa, która musi być załatwiona w pierwszej kolejności.
Priorytetyzacja jest pomocna w projektowaniu produktów czy usług (ich pożądanych cech), ale nie tylko. Nabiera szczególnego znaczenia w sytuacjach kryzysowych , gdy realizacja zadań na czas jest zagrożona lub gdy dochodzi do nagłego ograniczenia zasobów (np. kiedy firmę opuszcza część pracowników).
Kiedy stosujemy priorytetyzację zadań? Przykłady
Kiedy przydaje się priorytetyzacja zadań? Oto przykłady:
- Firma ma do wybudowania galerię handlową. Z powodu pogody zagrożona jest jej realizacja. Zadania trzeba będzie wykonać w krótszym czasie. Wyjściem może być rekrutacja kolejnych pracowników lub przeniesienie ekip z innej budowy, której termin również jest zagrożony. Jaki priorytet nadać jednej, a jaki drugiej inwestycji? Może należy zwiększyć koszty zatrudnienia, obniżając zysk z inwestycji? Konieczna jest w tym przypadku priorytetyzacja i określenie, jakie są najważniejsze cele firmy.
- Agencja reklamowa prowadzi stałe działania dla kilku marek. Nieoczekiwanie wygrywa duży przetarg. Na opracowanie planu ma kilka dni. Kierownictwo staje więc przed zadaniem zredefiniowania priorytetów, co wiąże się np. z oddelegowaniem do nowego projektu pracowników zajmujących się „stałymi” zleceniami.
- Rodzicom zależy, by dzieci nauczyły się języka obcego. Kursy pochłaniają jednak tyle czasu, że pogarszają się oceny w szkole. Znaczenia w tym momencie nabierają priorytety życiowe – dla jednego rodzica ważna będzie szkoła dziecka, a dla innego ważniejsze przeprowadzenie się na stałe za granicę (a więc nauka języka).
Wybrane techniki priorytetyzacji
Większość organizacji do priorytetyzacji zadań stosuje własne sprawdzone schematy i kryteria. Jednym z najprostszych sposobów w podejmowaniu decyzji jest odwołanie się do pytania: Co zrobiłby mój szef? (Co jest ważne dla prezesa? Jaka jest misja firmy?). Inną popularną metodą jest tzw. macierz Eisenhowera , w której zadania dzielone są na:
- ważne i pilne – wymagające natychmiastowego załatwienia,
- ważne i niepilne – z których realizacją można poczekać,
- nieważne i pilne – można je oddelegować do innych osób, działów, by skupić się na rzeczach ważnych i pilnych,
- nieważne i niepilne – które należy eliminować.
Nieco podobną techniką jest tzw. metoda ABC , w której zadaniom przypisuje się rangi. Do klasy A wpisuje się zadania, których nie można oddelegować, są one pilne. Co ważne, powinno znaleźć się tu 20% zadań priorytetowych, pozwalających osiągnąć 80% rezultatów (zgodnie z regułą Pareto). Klasa B to również zadania ważne, ale mogące poczekać. Zadania C można realizować na samym końcu lub powierzyć komuś innemu.
Dość rozbudowanych technik ustalania priorytetów używają firmy programistyczne. Metodą, którą stosować można np. w projektowaniu przyszłych produktów, jak i w bieżącym zarządzaniu firmą, jest metoda MoSCoW . Wielkie litery w jej nazwie oznaczają wymagania dla produktu końcowego.
- M jak must – wymaganie, które musi spełniać końcowy produkt,
- S jak should – wymaganie, które powinno być zrealizowane, o ile będzie to możliwe,
- C jak could – cecha pożądana, ale nie za wszelką cenę, a o ile pozwoli na to budżet i zasoby,
- W jak won’t have ( would like ) – wymogi wobec produktu, z których się rezygnuje, lecz nie wyklucza na przyszłość.
W tej metodzie, jeśli zagrożony jest czas realizacji, w pierwszej kolejności rezygnuje się z zadań z kategorii S oraz C.
Zobacz wideo: Człowiek, który żadnej pracy się nie boi. Wojciech Kaczmarczyk od 3 lat wciela się w różne zawody
Zobacz także:
Jak urządzić wesele i nie zbankrutować? 8 sposobów na to, jak zaoszczędzić organizując przyjęcie
Sudety i ich atrakcje. Poznaj wyjątkowe miejsca na górskich szlakach i poza nimi
Autor: Adrian Adamczyk
Źródło zdjęcia głównego: E+