Czas pracy - od czego zacząć, by dobrze go ustalić?
Aby poprawnie rozliczyć czas pracy, niezbędne jest zapoznanie się z definicjami takich pojęć jak: wymiar czasu pracy, norma czasu pracy, systemy czasu pracy, ewidencja czasu pracy. Ułatwi to zrozumienie przepisów, a także pomoże w uniknięciu ewentualnych błędów.
Okres rozliczeniowy
Kodeks pracy czas pracy definiuje jako czas, w którym dany pracownik nie tylko świadczy pracę, ale również pozostaje w gotowości do jej wykonania. Rozliczanie czasu pracy uzależnione jest od tzw. okresu rozliczeniowego, który określa maksymalne przeciętne normy czasu pracy. Okres rozliczeniowy wynosi zazwyczaj 1 miesiąc (w takim przypadku prowadzona jest miesięczna karta ewidencji czasu pracy), zgodnie z zapotrzebowaniem i preferencjami pracodawcy może być jednak dłuższy (maksymalnie 12 miesięcy).
Norma czasu pracy
Pojęcie „norma czasu pracy” stosowane jest do określenia maksymalnej liczby godzin pracy w ciągu doby oraz tygodnia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownik może pracować 8 godzin w ciągu doby, natomiast typowy tygodniowy czas pracy to 40 godzin. Po dodaniu godzin nadliczbowych, tygodniowa norma czasu pracy ulega jednak zmianie, przy czym maksymalny czas pracy wraz z nadgodzinami nie może być większy niż 48 godzin w danym okresie rozliczeniowym.
Wymiar czasu pracy – jak jest ustalany?
Do ustalenia czasu pracy konieczny jest wyliczony wymiar czasu pracy, czyli liczba godzin, które pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Biorąc pod uwagę podstawowy system czasu pracy, oblicza się go poprzez:
- pomnożenie 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających na przyjęty okres rozliczeniowy (w przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego będą to 4 tygodnie);
- dodanie do otrzymanej liczby godzin iloczynu 8 godzin i liczby dni (od poniedziałku do piątku), które pozostały do końca okresu rozliczeniowego, a które „wystają” poza pełne tygodnie;
- odjęcie od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto wolne od pracy, które przypada w inny dzień niż sobota i niedziela.
Niepełny wymiar czasu pracy dla osób zatrudnionych na część etatu obniżany jest proporcjonalnie do liczby godzin przypadających na pełny wymiar czasu pracy.
Systemy czasu pracy
Organizacja czasu pracy zależy od potrzeb danego przedsiębiorstwa i rodzaju obowiązków wykonywanych przez pracownika. W związku z tym istnieją następujące systemy czasu pracy:
- podstawowy system czasu pracy – czyli praca przez maksymalnie 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu;
- równoważny czas pracy – możliwość przedłużenia dobowego czasu pracy do 12 godzin (lub przy określonym rodzaju pracy do 16 lub 24 godzin). Równoważny system czasu pracy wymaga jednak skrócenia czasu pracy w innych dniach lub przyznania dodatkowych dni wolnych;
- zadaniowy czas pracy – pracownik w dużej mierze sam kształtuje rozkład czasu pracy. Pracodawca powierza mu konkretne zadania i jednocześnie ustala z nim czas potrzebny do ich wykonania (przy przyjęciu ogólnej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, tj. 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu). W tym przypadku istotne jest wypełnienie obowiązków, a nie godziny, w jakich to nastąpiło. Występuje tu zatem nienormowany czas pracy, przy którym nie prowadzi się ewidencji. Zadaniowy system czasu pracy będzie odpowiedni na stanowisku dziennikarza, kierownika, programisty czy księgowego;
- czas pracy w ruchu ciągłym – pozwala na przedłużenie czasu pracy do 43 godzin w tygodniu w maksymalnie 4-tygodniowym okresie rozliczeniowym. Liczba godzin pracy na dobę może być przedłużona do 12 godzin w niektórych tygodniach, jednak za każdą godzinę powyżej 8 godzin pracy należne jest wynagrodzenie za godziny nadliczbowe;
- przerywany czas pracy – daje prawo do wprowadzenia jednej przerwy w czasie pracy, jednak nie dłuższej niż 5 godzin;
- skrócony czas pracy – pracownik może pracować mniej niż 5 dni w tygodniu, a jego dobowy wymiar czasu pracy zostaje przedłużony (maksymalnie do 12 godzin);
- system pracy weekendowej – praca jedynie w piątki, soboty, niedziele i święta;
- ruchomy czas pracy (inaczej elastyczny czas pracy) – pracownik samodzielnie ustala harmonogram czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy
Zadaniem każdego pracodawcy jest rejestracja czasu pracy swoich pracowników. Pozwala to na kontrolę liczby przepracowanych godzin, a także obliczenie należnego wynagrodzenia. Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika. Musi ona zawierać informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, z uwzględnieniem takich sytuacji jak:
- praca w godzinach nadliczbowych
- praca w niedziele i święta
- praca w porze nocnej
- praca w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy
- urlopy
- dyżury
- zwolnienia z pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
W przypadku osób młodocianych, karta czasu pracy musi uwzględniać czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, na które przyzwala się w celu zdobycia przez nich przygotowania zawodowego.
Zobacz także:
- Polacy nie chcą wracać do biur. "To ucieczka od rytuału biurokratycznego"
- Praca zdalna z zagranicy bez wiedzy szefa. Co na to prawo?
- Praca zdalna. W jakiej sytuacji i na jakich warunkach mamy do niej prawo? Odpowiada ekspertka
Autor: Adrian Adamczyk
Źródło zdjęcia głównego: Klaus Vedfelt/Getty Images