>>>Zobacz też: Mówią o niej "księżniczka". Polka asystentką króla Nigerii!
Jak zaznaczyła Agnieszka Korach, która prowadzi szkolenia dla asystentek, osoba predysponująca do zawodu asystentki powinna posiadać takie cechy jak:
- Umiejętność porozumiewania się z innymi i słuchania
- Umiejętność odpowiadania w rzeczowy sposób
- Analiza dokumentów
- Asertywność
- Umiejętność ustalani priorytetów
- Dyskrecja
Do obowiązków asystentki należy:
- Prowadzenie lub zarządzanie kalendarzem
- Umawianie spotkań i ich organizacja
- Przygotowanie prezentacji
- Rozmowy telefoniczne, łączenie z przełożonym
- Obieg korespondencji
- Prawny aspekt dokumentacji
- Przyjmowanie gości zgodnie z etykietą
- Organizacja podróży służbowych i ich agenda, przebieg
Praca wirtualnej asystentki lub asystenta to idealna propozycja dla osób, które chciałyby pracować zdalnie. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że wirtualna asystentka musi posiadać pewien zestaw cech – przede wszystkim powinna być doskonale zorganizowana. Ważne jest też, aby potrafiła umiejętnie zarządzać czasem, dzięki temu będzie mogła świadczyć usługi na najwyższym poziomie.
>>>Chajzer w zagłębiu menadżerów do spraw wszelakich
Czym zajmuje się wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka ma zakres obowiązków podobny do asystentki, która pracuje w sposób tradycyjny – czyli w biurze. Pomaga w ustalaniu terminarza (między innymi planu spotkań czy ważnych obowiązków). Oprócz tego stanowi nieocenioną pomoc przy załatwianiu codziennych spraw, takich jak wynajem hotelu, zakup biletów, kupno papieru do drukarki czy nawet umówienie wizyty u dentysty. Z reguły wirtualna asystentka pracuje dla osób na wysokich stanowiskach, na przykład dla dyrektorów, prezesów i menedżerów, a także dla przedsiębiorców prowadzących własne firmy.
Choć z reguły mówi się o wirtualnych asystentkach, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracę tę wykonywał mężczyzna. Tak naprawdę najważniejsze są tutaj cechy, którymi jest obdarzona osoba sprawująca tę funkcję. Jeśli zapewnia ona efektywność swoim klientom oraz dba o płynność rozkładu dnia, z pewnością może zaoferować im znaczącą pomoc.
>>>Zobacz też: Lily James. Do Czasu Mroku podchodzi bardzo emocjonalnie
Wirtualna sekretarka – czy wykonuje wyłącznie pracę zdalną?
Jednym z powodów, dla których tak wielu interesuje się posadą wirtualnej sekretarki, jest możliwość wykonywania pracy zdalnie. Z pewnością stanowi to ogromne ułatwienie między innymi dla młodych mam lub osób, które mieszkają w małych miejscowościach i nie chcą przeprowadzać się do dużego miasta. Niemniej jednak należy pamiętać o tym, że wirtualna asystentka powinna być w pracy w standardowych godzinach biurowych, a czasami dłużej. Niejednokrotnie zdarza się, że klient zadzwoni do asystentki z samego rana, aby odwołała spotkanie lub wieczorem, żeby prosić ją o przebukowanie biletów na samolot.
Oprócz tego zdarza się, że wirtualna asystentka musi wziąć udział w spotkaniu. W wielu przypadkach asystentki pełnią również rolę tłumacza – jest to dodatkowa, ważna umiejętność ceniona przez pracodawcę. Może zdarzyć się, że klient poprosi wirtualną asystentkę, aby towarzyszyła mu na spotkaniu z zagranicznym kontrahentem. Oczywiście na samym początku współpracy należy dokładnie ustalić zasady – jeśli osoba, która jest wirtualną asystentką, całkowicie odrzuca możliwość brania udziału w spotkaniach, powinna uprzedzić o tym swojego pracodawcę.
Jak zostać wirtualną asystentką?
Praca wirtualnej sekretarki może wydawać się bardzo prostym zajęciem, które jest w stanie wykonywać każdy. Niestety nie jest to do końca prawda. Osoba, która chce zostać wirtualną asystentką, powinna pamiętać przede wszystkim o tym, że musi być dyspozycyjna minimum 8–10 godzin dziennie. Wielu wyobraża sobie, że wystarczy od czasu do czasu gdzieś zadzwonić albo wysłać maila, żeby wykonywać tę pracę. Wbrew pozorom może być ona o wiele bardziej absorbująca. Z tego powodu ci, którzy nie mogą poświęcić na wypełnianie obowiązków tyle czasu, co osoby na etacie, powinny rozważyć wybranie innego zawodu. Mogą również znaleźć takich klientów, którzy potrzebują pomocy w bardzo małym zakresie. Należy jednak liczyć się z tym, że wynagrodzenie będzie o wiele niższe niż w przypadku pełnowymiarowej pracy asystentki.
Asystentka wirtualna – idealny pomysł na biznes?
Obecnie w internecie można znaleźć coraz więcej ogłoszeń, w których wirtualne asystentki oferują swoje usługi. Zainteresowanie tego typu pomocą rośnie – w dzisiejszym świecie wiele osób ma coraz mniej czasu, szczególnie jeśli wykonują one odpowiedzialną pracę na wysokim stanowisku. Z tego powodu bycie wirtualną asystentką to ciekawy pomysł na biznes. Nie potrzeba dużych nakładów finansowych – niezbędny będzie komputer, telefon i drukarka ze skanerem. Warto również zatroszczyć się o nowoczesną stronę internetową – dzięki niej znalezienie klientów premium będzie o wiele łatwiejsze. Oczywiście na początku należy włożyć wiele wysiłku w znalezienie klientów, a następnie ustalenie zasad współpracy, które byłyby satysfakcjonujące dla obu stron. Z czasem jednak wysiłek przyniesie efekty.
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN