Matryca Eisenhowera może być opisana za pomocą krótkiego cytatu generała Eisenhowera, twórcy macierzy. Twierdził on, że "to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne". Zdanie to oddaje cały sens macierzy Eisenhowera i wskazuje na bardzo ważne rozróżnienie pomiędzy dwoma słowami – "ważny" i "pilny". Co to jest matryca Eisenhowera i w jaki sposób wykorzystać ją w pracy zawodowej? Podpowiadamy.
Co to jest matryca Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera to narzędzie, którego głównym zadaniem jest ustalenie priorytetów. W skład matrycy wchodzą dwa wymiary tworzące cztery ćwiartki. Te dwa wymiary to pilność i ważność. Pilność oznacza, że sprawa wymaga działania natychmiastowego, natomiast ważność sugeruje działanie długoterminowe. Przez cały dzień sprawy, które są pilne i ważne, walczą o naszą uwagę i sprawiają, że się rozpraszamy, a czasem koncentrujemy na mniej istotnych kwestiach. W skład matrycy Eisenhowera wchodzą cztery ćwiartki:
- zdarzenia ważne i pilne – sytuacje kryzysowe, które są naglące;
- zdarzenia ważne i niepilne – planowanie, budowanie relacji, dokumenty biurowe;
- sprawy nieważne i pilne – rzeczy, które są błahe ale naglące, na przykład wykonanie telefonu, odpowiedź na maila;
- sprawy nieważne i niepilne – "złodzieje czasu", współcześnie mogą być to media społecznościowe czy odpisywanie na mało istotne maile.
Najbardziej optymalną sytuacją jest taka, w której nic nie ma w ćwiartce 1 i 4, ponieważ zdarzenia naglące i kryzysowe zwykle pozostają poza naszym wpływem, a "złodzieje czasu" to sprawy, które powinny zostać zminimalizowane, najlepiej do zera. Niestety osoby, które skupiają się głównie na zdarzeniach ważnych i pilnych, mogą wpaść w pułapkę zarządzania czasem. Oznacza to, że ciągłe reagowanie na zdarzenia kryzysowe będzie powodowało stres i utratę czasu na życie osobiste. Przystępując do planowania swojego czasu, zdaniem Eisenhowera, najlepiej zagospodarować 60 proc., a resztę pozostawić na niespodziewane wydarzenia.
Macierz Eisenhowera w życiu zawodowym i osobistym
Kluczem do efektywnej pracy zawodowej jest odpowiednia organizacja zadań i stworzenie hierarchii. Każdy pracownik może stworzyć własną matrycę Eisenhowera i wpisać w poszczególnych ćwiartkach zadania, które wykonuje w danym dniu, tygodniu lub miesiącu. W przypadku pierwszej ćwiartki, czyli zadań ważnych i pilnych, najlepiej jest je wykonywać osobiście. Jednak jeżeli chodzi o zadania z drugiej i trzeciej ćwiartki, można je zaplanować na później lub przekazać innym osobom. Co ważne, jeżeli zauważymy, że poświęcamy na przykład 30 proc. czasu w ciągu dnia na ćwiartkę czwartą, to należy zminimalizować te czynności i "przekazać" czas do innej ćwiartki, na przykład drugiej. Matrycę Eisenhowera można stosować nie tylko w sferze zawodowej, ale także w życiu osobistym. W takiej sytuacji możemy stwierdzić, że:
- w pierwszej ćwiartce powinny znaleźć się zadania naglące (na przykład napisanie artykułu na dzisiejszy dzień, zrobienie zakupów na dzisiejszy obiad);
- druga ćwiartka to zadania, które możemy zaplanować, na przykład ćwiczenia, czytanie;
- w trzeciej ćwiartce mogą znaleźć się sprawy, które możemy oddelegować, na przykład mąż może umyć naczynia, a na maile może odpowiedzieć sekretarka;
- w czwartej ćwiartce powinny pojawić się rzeczy, które zajmują najmniej czasu, na przykład śledzenie znajomych w mediach społecznościowych, czy granie w gry wideo.
Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku życia osobistego w ćwiartce czwartej znajdują się także przyjemności, które nas relaksują, dlatego nie należy całkiem rezygnować z tych czynności.
Zalety macierzy Eisenhowera
Matryca Eisenhowera niewątpliwie ma dużo zalet – jest doskonałym narzędziem do efektywnego planowania całego dnia lub tygodnia. Ponadto macierz ta może zostać wykorzystana zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Stworzenie matrycy nie zajmuje dużo czasu, dlatego jest to metoda właściwie dla każdego. Warto jednak zaznaczyć, że narzędzie to ma pewne wady. Przede wszystkim, "złodzieje czasu" są niekiedy potrzebni, aby oczyścić umysł lub zrelaksować się, a zdaniem Eisenhowera rozrywka ma stosunkowo małe znaczenie. Kolejną kwestią jest sprawa techniczna, czyli możliwość złego podporządkowania czynności do ćwiartek. W takim wypadku już na samym początku organizacji naszego czasu może pojawić się błąd, który niesie za sobą poważne konsekwencje. Kolejną wadą jest możliwość bycia przytłoczonym przez wiele zadań na raz. Pamiętajmy więc, że macierz Eisenhowera to narzędzie, z którego możemy korzystać w sposób efektywny, ale musimy robić to mądrze i dochodzić do perfekcji metodą prób i błędów.
Zobacz także:
- ZUS kontroluje coraz więcej zwolnień lekarskich. Komu przyjrzy się dokładniej?
- Zmiany w pracy zdalnej. Nie będzie można jej wykonywać w dowolnym miejscu
- Czterodniowy tydzień pracy. Czy to się opłaca? Wyniki badań zaskakują
Autor: Adrian Adamczyk
Źródło zdjęcia głównego: Nitat Termmee/Getty Images