Ciągły pośpiech, ogromna ilość spotkań i spraw, o jakich należy pamiętać… natłok obowiązków może sprawić, że asystentka stanie się wręcz niezbędna. Jaka powinna być idealna asystentka? Co dokładnie należy do jej obowiązków? Ile wie o swoim szefie? W studiu Dzień Dobry TVN gościliśmy: Agnieszkę Korach, która prowadzi szkolenia dla asystentek, Lidię Gierczak, asystentkę dyrektora zarządzającego w sieci sklepów dla zwierząt oraz Sylwię Podolską asystentkę Filipa Chajzera. >>>Zobacz też: Mówią o niej "księżniczka". Polka asystentką króla Nigerii!
Jak zaznaczyła Agnieszka Korach, która prowadzi szkolenia dla asystentek, osoba predysponująca do zawodu asystentki powinna posiadać takie cechy jak:
- Umiejętność porozumiewania się z innymi i słuchania
- Umiejętność odpowiadania w rzeczowy sposób
- Analiza dokumentów
- Asertywność
- Umiejętność ustalani priorytetów
- Dyskrecja
Do obowiązków asystentki należy:
- Prowadzenie lub zarządzanie kalendarzem
- Umawianie spotkań i ich organizacja
- Przygotowanie prezentacji
- Rozmowy telefoniczne, łączenie z przełożonym
- Obieg korespondencji
- Prawny aspekt dokumentacji
- Przyjmowanie gości zgodnie z etykietą
- Organizacja podróży służbowych i ich agenda, przebieg
Praca wirtualnej asystentki lub asystenta to idealna propozycja dla osób, które chciałyby pracować zdalnie. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że wirtualna asystentka musi posiadać pewien zestaw cech – przede wszystkim powinna być doskonale zorganizowana. Ważne jest też, aby potrafiła umiejętnie zarządzać czasem, dzięki temu będzie mogła świadczyć usługi na najwyższym poziomie.
>>>Chajzer w zagłębiu menadżerów do spraw wszelakich
Czym zajmuje się wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka ma zakres obowiązków podobny do asystentki, która pracuje w sposób tradycyjny – czyli w biurze. Pomaga w ustalaniu terminarza (między innymi planu spotkań czy ważnych obowiązków). Oprócz tego stanowi nieocenioną pomoc przy załatwianiu codziennych spraw, takich jak wynajem hotelu, zakup biletów, kupno papieru do drukarki czy nawet umówienie wizyty u dentysty. Z reguły wirtualna asystentka pracuje dla osób na wysokich stanowiskach, na przykład dla dyrektorów, prezesów i menedżerów, a także dla przedsiębiorców prowadzących własne firmy.
Choć z reguły mówi się o wirtualnych asystentkach, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracę tę wykonywał mężczyzna. Tak naprawdę najważniejsze są tutaj cechy, którymi jest obdarzona osoba sprawująca tę funkcję. Jeśli zapewnia ona efektywność swoim klientom oraz dba o płynność rozkładu dnia, z pewnością może zaoferować im znaczącą pomoc.
>>>Zobacz też: Lily James. Do Czasu Mroku podchodzi bardzo emocjonalnie
Wirtualna sekretarka – czy wykonuje wyłącznie pracę zdalną?
Jednym z powodów, dla których tak wielu interesuje się posadą wirtualnej sekretarki, jest możliwość wykonywania pracy zdalnie. Z pewnością stanowi to ogromne ułatwienie między innymi dla młodych mam lub osób, które mieszkają w małych miejscowościach i nie chcą przeprowadzać się do dużego miasta. Niemniej jednak należy pamiętać o tym, że wirtualna asystentka powinna być w pracy w standardowych godzinach biurowych, a czasami dłużej. Niejednokrotnie zdarza się, że klient zadzwoni do asystentki z samego rana, aby odwołała spotkanie lub wieczorem, żeby prosić ją o przebukowanie biletów na samolot.
Oprócz tego zdarza się, że wirtualna asystentka musi wziąć udział w spotkaniu. W wielu przypadkach asystentki pełnią również rolę tłumacza – jest to dodatkowa, ważna umiejętność ceniona przez pracodawcę. Może zdarzyć się, że klient poprosi wirtualną asystentkę, aby towarzyszyła mu na spotkaniu z zagranicznym kontrahentem. Oczywiście na samym początku współpracy należy dokładnie ustalić zasady – jeśli osoba, która jest wirtualną asystentką, całkowicie odrzuca możliwość brania udziału w spotkaniach, powinna uprzedzić o tym swojego pracodawcę.
Jak zostać wirtualną asystentką?
Praca wirtualnej sekretarki może wydawać się bardzo prostym zajęciem, które jest w stanie wykonywać każdy. Niestety nie jest to do końca prawda. Osoba, która chce zostać wirtualną asystentką, powinna pamiętać przede wszystkim o tym, że musi być dyspozycyjna minimum 8–10 godzin dziennie. Wielu wyobraża sobie, że wystarczy od czasu do czasu gdzieś zadzwonić albo wysłać maila, żeby wykonywać tę pracę. Wbrew pozorom może być ona o wiele bardziej absorbująca. Z tego powodu ci, którzy nie mogą poświęcić na wypełnianie obowiązków tyle czasu, co osoby na etacie, powinny rozważyć wybranie innego zawodu. Mogą również znaleźć takich klientów, którzy potrzebują pomocy w bardzo małym zakresie. Należy jednak liczyć się z tym, że wynagrodzenie będzie o wiele niższe niż w przypadku pełnowymiarowej pracy asystentki.
Asystentka wirtualna – idealny pomysł na biznes?
Obecnie w internecie można znaleźć coraz więcej ogłoszeń, w których wirtualne asystentki oferują swoje usługi. Zainteresowanie tego typu pomocą rośnie – w dzisiejszym świecie wiele osób ma coraz mniej czasu, szczególnie jeśli wykonują one odpowiedzialną pracę na wysokim stanowisku. Z tego powodu bycie wirtualną asystentką to ciekawy pomysł na biznes. Nie potrzeba dużych nakładów finansowych – niezbędny będzie komputer, telefon i drukarka ze skanerem. Warto również zatroszczyć się o nowoczesną stronę internetową – dzięki niej znalezienie klientów premium będzie o wiele łatwiejsze. Oczywiście na początku należy włożyć wiele wysiłku w znalezienie klientów, a następnie ustalenie zasad współpracy, które byłyby satysfakcjonujące dla obu stron. Z czasem jednak wysiłek przyniesie efekty.
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN
Pozostałe wiadomości
Gorące tematyPomyśl, zanim udostępnisz zdjęcia swojego dziecka
GwiazdyTakiego programu dawno nie było. W pracy stawi się wyjątkowy skład prowadzących
GwiazdyUpiekłam fit "sernik" Anny Lewandowskiej. Bez glutenu, bez laktozy... bez smaku?
Styl życiaQuiz. Sprawdź, co wiesz o wielkanocnych potrawach?
Przepisy kulinarneŻurek i barszcz biały - czym się różnią te wielkanocne zupy?
NewsyWielkanoc z Dzień Dobry TVN. Jakie świąteczne niespodzianki czekają widzów?
GwiazdyRebel Wilson straciła dziewictwo w wieku 35 lat. "Ludzie mogą poczekać, aż będą gotowi"
GwiazdyNowy uczestnik wszedł do "Hotelu Paradise 8" i od razu namieszał
Przepisy kulinarneSerowe pyszności na Wielkanoc. Poznaj przepisy Andrzeja Polana na dania z serem długodojrzewającym
Ślub i weseleWysyłają gościom wirtualne zaproszenia na ślub. Czy to dobry pomysł?
Styl życiaTradycje wielkanocne - zwyczaje, ciekawostki i symbole Wielkanocy. Co powinno być w koszyczku wielkanocnym?
Przepisy kulinarne"Po Wielkanocy sałatkę jarzynową wyrzuca 68% Polaków". Znana dziennikarka radzi, co z niej zrobić
GwiazdyWojciech Modest Amaro podzielił się rodzinną nowiną. "Piękny Aniołek już jest na świecie"
Przepisy kulinarneWyjątkowe dania z drobiu na Wielkanoc (i nie tylko). Wypróbuj przepisy Matteo Brunettiego
ParentingTuż po porodzie otrzymała od matki niestosowny prezent
Zdrowe odżywianieIle jajek można zjeść w tygodniu? Ekspert rozwiewa wątpliwości
GwiazdyKsiężna Kate wspierała ją w chorobie. Teraz 8-latka chce zrobić dla niej to samo. "Wyzdrowieje tak, jak ja"
Podróże10 kroków dzieli Cię od udanej podróży. O tym należy pamiętać przy planowaniu wyjazdu
ParentingKobiety hejtowane za wielodzietność. "Odpieluszkowe zapalenie mózgu"
GwiazdyZjadłam słynny żurek Magdy Gessler. Czy talerz zupy jest wart swojej ceny?
Styl życiaSiostry uratowały sklep dziadka. "To nie mogło się tak skończyć"
GwiazdyKlaudia El Dursi zabiera w podróże walizki z jedzeniem?
Zdrowe odżywianieTen składnik warto suplementować. "Odpowiada za to, że nasza skóra jest ładna, a włosy piękne"
HoroskopWiosenny horoskop miłosny. Pojawią się emocjonalne burze i zawirowania
PsychologiaCzy epidemia opioidowa ma szansę dotrzeć do Polski? "4 lata temu nie mieliśmy żadnych przypadków"
Styl życiaPolska ma własnego van Gogha. Ekspertyzy potwierdziły autentyczność obrazu
Parenting"Alkohol, przemoc, zaniedbania". Gabriela nie bała się pomóc maluchom
Przepisy kulinarnePotrawy wielkanocne, które zawładną świątecznym stołem. Przepisy Sebastiana Olmy
GwiazdyMarcin Prokop ma wyjątkową relację z bratem, lecz nie zawsze było kolorowo. "Zburzył mój spokój"
GwiazdyObejrzałam dwa odcinki serialu "Klara". Każdy zna kogoś takiego, jak matka głównej bohaterki
Sposób na wnętrzeSposób na wnętrze: Metamorfoza starej i niefunkcjonalnej kuchni. "To jest rewelacja"
GwiazdySarah Ferguson wspiera Kate. Sama walczyła z dwoma typami raka
GwiazdyWyjątkowy gość specjalny w "MasterChef Nastolatki"
GwiazdyNazywają go "trudnym aktorem". Jaki naprawdę jest Sebastian Fabijański?
Pielęgnacja twarzy i ciałaDbać trzeba nie tylko o włosy, ale i o skórę głowy. Jak to robić?
Parenting"Łazienkowe przekleństwa" - zbawienna metoda czy szkodliwy trend? Psycholożka wyjaśnia
DomSposób na idealnie białe firanki i obrusy na święta - sprawdź, co trzeba zrobić
Gwiazdy"Hotel Paradise 8". Ola i Ada rozdają karty. Ich decyzja może mieć wpływ na Rajskie Rozdanie
Pielęgnacja twarzy i ciałaZatrzymaj pierwsze zmarszczki. Sprawdź, jak zapobiec starzeniu się skóry
NewsyPlatforma streamingowa Max już w czerwcu. "Na tę chwilę czekaliśmy 2 lata"
Aranżacje wnętrzWiosna na wielkanocnym stole. Stwórz własne dekoracje
LongFormBrak apetytu u osób starszych. Co robić, kiedy seniorzy przestają jeść?
NewsyCo i za ile kupimy do koszyka wielkanocnego?
ZwierzętaNie wiesz, jak rozmawiać ze swoim psem? Waszą komunikację poprawi Radek Ekwiński. Napisz do nas
Styl życiaTo najczęstszy błąd w podawaniu żurku
HoroskopWybuchowy ekstrawertyk, a może cichy introwertyk? Poznaj numerologiczną 4
GwiazdyMateusz Hładki poprowadzi nowy program
Przepisy kulinarneSprawdzony trik z TikToka. Jak sprytnie pokroić mango?
NewsyE-sklep TVN. Co jest w ofercie? "Widzowie poczują się częścią czegoś większego"
Zdrowe odżywianieIle cukru jest w przekąskach dla dzieci? "Owoce się je, a nie pije"
Styl życiaPaulina Holtz oddała kuchnię. Ogłoszenie zamieściła na popularnej grupie
ParentingWielka przeprowadzka rodziny Clarke. "Najbardziej obawiamy się o Czarusia"
GwiazdySanah szczerze o swoich lękach. Czego się obawia?
Przepisy kulinarne9 tradycyjnych potraw na Wielkanoc - najlepsze przepisy
ŚwiatWakacje w maju – gdzie warto pojechać?
GwiazdyOla Żuraw-Świątek po 10 latach pogodziła się z mamą
Nasze akcje#DzieńDobrywPolsce. Potrzebujesz interwencji Dzień Dobry TVN? Napisz do nas
Styl życiaJak rozmawiać z dziećmi o ukrzyżowaniu Jezusa? "Mają prawo wiedzieć, że umieramy"
GwiazdyGrupowa randka w "Hotelu Paradise 8". Ktoś złoży uczestnikom niezapowiedzianą wizytę
GwiazdyBeata Ścibakówna skrytykowała zachowanie młodych aktorów
Styl życiaNauczycielka, która nie stawia stopni. "Obawiałam się bardziej reakcji rodziców niż uczniów"