Finanse i Praca

Asystentki – zawód wysokiego ryzyka?

Ciągły pośpiech, ogromna ilość spotkań i spraw, o jakich należy pamiętać… natłok obowiązków może sprawić, że asystentka stanie się wręcz niezbędna. Jaka powinna być idealna asystentka? Co dokładnie należy do jej obowiązków? Ile wie o swoim szefie? W studiu Dzień Dobry TVN gościliśmy: Agnieszkę Korach, która prowadzi szkolenia dla asystentek, Lidię Gierczak, asystentkę dyrektora zarządzającego w sieci sklepów dla zwierząt oraz Sylwię Podolską asystentkę Filipa Chajzera.

>>>Zobacz też: Mówią o niej "księżniczka". Polka asystentką króla Nigerii!

Jak zaznaczyła Agnieszka Korach, która prowadzi szkolenia dla asystentek, osoba predysponująca do zawodu asystentki powinna posiadać takie cechy jak:

  • Umiejętność porozumiewania się z innymi i słuchania
  • Umiejętność odpowiadania w rzeczowy sposób
  • Analiza dokumentów
  • Asertywność
  • Umiejętność ustalani priorytetów
  • Dyskrecja

Do obowiązków asystentki należy:

  • Prowadzenie lub zarządzanie kalendarzem
  • Umawianie spotkań i ich organizacja
  • Przygotowanie prezentacji
  • Rozmowy telefoniczne, łączenie z przełożonym
  • Obieg korespondencji
  • Prawny aspekt dokumentacji
  • Przyjmowanie gości zgodnie z etykietą
  • Organizacja podróży służbowych i ich agenda, przebieg

Praca wirtualnej asystentki lub asystenta to idealna propozycja dla osób, które chciałyby pracować zdalnie. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że wirtualna asystentka musi posiadać pewien zestaw cech – przede wszystkim powinna być doskonale zorganizowana. Ważne jest też, aby potrafiła umiejętnie zarządzać czasem, dzięki temu będzie mogła świadczyć usługi na najwyższym poziomie.

>>>Chajzer w zagłębiu menadżerów do spraw wszelakich

Czym zajmuje się wirtualna asystentka?

Wirtualna asystentka ma zakres obowiązków podobny do asystentki, która pracuje w sposób tradycyjny – czyli w biurze. Pomaga w ustalaniu terminarza (między innymi planu spotkań czy ważnych obowiązków). Oprócz tego stanowi nieocenioną pomoc przy załatwianiu codziennych spraw, takich jak wynajem hotelu, zakup biletów, kupno papieru do drukarki czy nawet umówienie wizyty u dentysty. Z reguły wirtualna asystentka pracuje dla osób na wysokich stanowiskach, na przykład dla dyrektorów, prezesów i menedżerów, a także dla przedsiębiorców prowadzących własne firmy.

Choć z reguły mówi się o wirtualnych asystentkach, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracę tę wykonywał mężczyzna. Tak naprawdę najważniejsze są tutaj cechy, którymi jest obdarzona osoba sprawująca tę funkcję. Jeśli zapewnia ona efektywność swoim klientom oraz dba o płynność rozkładu dnia, z pewnością może zaoferować im znaczącą pomoc.

>>>Zobacz też: Lily James. Do Czasu Mroku podchodzi bardzo emocjonalnie

Wirtualna sekretarka – czy wykonuje wyłącznie pracę zdalną?

Jednym z powodów, dla których tak wielu interesuje się posadą wirtualnej sekretarki, jest możliwość wykonywania pracy zdalnie. Z pewnością stanowi to ogromne ułatwienie między innymi dla młodych mam lub osób, które mieszkają w małych miejscowościach i nie chcą przeprowadzać się do dużego miasta. Niemniej jednak należy pamiętać o tym, że wirtualna asystentka powinna być w pracy w standardowych godzinach biurowych, a czasami dłużej. Niejednokrotnie zdarza się, że klient zadzwoni do asystentki z samego rana, aby odwołała spotkanie lub wieczorem, żeby prosić ją o przebukowanie biletów na samolot.

Oprócz tego zdarza się, że wirtualna asystentka musi wziąć udział w spotkaniu. W wielu przypadkach asystentki pełnią również rolę tłumacza – jest to dodatkowa, ważna umiejętność ceniona przez pracodawcę. Może zdarzyć się, że klient poprosi wirtualną asystentkę, aby towarzyszyła mu na spotkaniu z zagranicznym kontrahentem. Oczywiście na samym początku współpracy należy dokładnie ustalić zasady – jeśli osoba, która jest wirtualną asystentką, całkowicie odrzuca możliwość brania udziału w spotkaniach, powinna uprzedzić o tym swojego pracodawcę.

Jak zostać wirtualną asystentką?

Praca wirtualnej sekretarki może wydawać się bardzo prostym zajęciem, które jest w stanie wykonywać każdy. Niestety nie jest to do końca prawda. Osoba, która chce zostać wirtualną asystentką, powinna pamiętać przede wszystkim o tym, że musi być dyspozycyjna minimum 8–10 godzin dziennie. Wielu wyobraża sobie, że wystarczy od czasu

do czasu gdzieś zadzwonić albo wysłać maila, żeby wykonywać tę pracę. Wbrew pozorom może być ona o wiele bardziej absorbująca. Z tego powodu ci, którzy nie mogą poświęcić na wypełnianie obowiązków tyle czasu, co osoby na etacie, powinny rozważyć wybranie innego zawodu. Mogą również znaleźć takich klientów, którzy potrzebują pomocy w bardzo małym zakresie. Należy jednak liczyć się z tym, że wynagrodzenie będzie o wiele niższe niż w przypadku pełnowymiarowej pracy asystentki.

Asystentka wirtualna – idealny pomysł na biznes?

Obecnie w internecie można znaleźć coraz więcej ogłoszeń, w których wirtualne asystentki oferują swoje usługi. Zainteresowanie tego typu pomocą rośnie – w dzisiejszym świecie wiele osób ma coraz mniej czasu, szczególnie jeśli wykonują one odpowiedzialną pracę na wysokim stanowisku. Z tego powodu bycie wirtualną asystentką to ciekawy pomysł na biznes. Nie potrzeba dużych nakładów finansowych – niezbędny będzie komputer, telefon i drukarka ze skanerem. Warto również zatroszczyć się o nowoczesną stronę internetową – dzięki niej znalezienie klientów premium będzie o wiele łatwiejsze. Oczywiście na początku należy włożyć wiele wysiłku w znalezienie klientów, a następnie ustalenie zasad współpracy, które byłyby satysfakcjonujące dla obu stron. Z czasem jednak wysiłek przyniesie efekty.

Co sądzisz o tym artykule?
78
5
Wybrane dla Ciebie
Komentarze
2
23.10.2019
asystentka
:) to jest kropelka w tym co tak naprawdę MY ASYSTENTKI robimy dla naszych szefów. Czasami są to takie sprawy, że głowa mała... rezerwowanie lotów czy hoteli to pikuś. Asystentki EXE zazwyczaj też są PA (dwa w jednym - obowiązki służbowe / prywatne) - tego nie da się uniknąć.
Nie ma rzeczy/sprawy, której nie da się załatwić. Najważniejsza w tej pracy jest rozbudowana sieć kontaktów - bez niej nie zrobisz nic. No i jeśli asystujemy komuś, kto naprawdę jest turbo zajętym należy liczyć się z tym, że czas pracy to 24/7...
Myślę, że gdybyście zaprosili do programu weteranki tego zawodu, to jestem pewna, że wiele osób byłoby w szoku...
Wiadomo też, że ... i tak nie możemy o większości naszych zadań mówić... ;)
Dzięki natomiast za poruszenie tego tematu, bo czasami mam wrażenie, że nasza profesja nie jest doceniana i nadal kojarzy się jedynie z parzeniem kawy albo romansem z przełożonym.
Pozdrawiam
21.10.2019
tvn_k_693304
Jestem flegmatyczką i nie zgodzę się ze stwierdzeniem, że flegmatyk nie może szybko zaoferować pomocy szefowi cholerykowi. Myślę, że akurat stanowisko asystentki, gdzie wymagana jest dokładność i opanowanie to doskonała posada dla flegmatyka.