W każdym przedsiębiorstwie ogromne znaczenie ma archiwizacja dokumentów. Firmy muszą sprostać wymaganiom regulacji prawnych dotyczących okresu oraz sposobu przechowywania danych takich jak dokumenty księgowe, pracownicze czy medyczne. Gromadzenie dokumentów w przedsiębiorstwach wymaga zorganizowania odpowiedniej infrastruktury.
Przechowywanie dokumentów księgowych
Poszczególne rodzaje dokumentów należy przechowywać przez określony czas. Dobrze znać przepisy regulujące te kwestie, aby zapobiec przedwczesnemu niszczeniu ważnych dokumentów, a także zbyt długiemu przechowywaniu tych przedawnionych i zbędnych.
Okres przechowywania dokumentacji księgowej określa Ordynacja podatkowa (art. 86 § 1), mówiąca, iż należy je archiwizować do momentu, w którym upływa przedawnienie zobowiązania podatnika. Wśród dokumentacji księgowej znajdują się: księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów, ale również faktury, spisy z natury, ewidencje środków trwałych, wyposażenia czy przebiegu pojazdów. Artykuł 70 Ordynacji podatkowej wspomina, iż dokumenty te przedawniają się po upływie 5 lat (liczy się je od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku).
Przechowywanie dokumentacji medycznej
Dokumentacja medyczna przechowywana jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 9 listopada 2015 roku. Placówka medyczna, która stworzyła dokumentację medyczną, zobowiązana jest do jej właściwej archiwizacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa, chroniąc dokumenty przed zniszczeniem, a także dostępem osób nieupoważnionych. Ustawa z 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta mówi, iż dokumentacja medyczna powinna być archiwizowana przez 20 lat. Od tej reguły istnieją jednak pewne wyjątki:
- zdjęcia RTG przez 10 lat,
- skierowania przez 2 lub 5 lat,
- dokumentacja dotycząca dzieci, które nie ukończyły dwóch lat - 22 lata.
W przypadku śmierci pacjenta, która nastąpiła na skutek zatrucia czy uszkodzenia ciała, dokumenty przechowywane są przez 30 lat. Po upływie przewidzianego czasu archiwizowania dokumentacji medycznej może ona zostać przekazana pacjentowi bądź zniszczona.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników: kadrowej, płacowej, związanej z ZUS-em. Przechowywanie dokumentów pracowniczych dotyczących ZUS-u w formie papierowej lub elektronicznej powinno trwać 5 lub 10 lat. Pierwszy termin dotyczy dokumentów przekazanych od 1 stycznia 2012 roku, drugi jest obowiązujący dla deklaracji ZUS sprzed 31 grudnia 2011 roku. Firmy zobowiązane są również do przechowywania dokumentacji kadrowej, czyli związanej ze świadczonym stosunkiem pracy. Takimi dokumentami będą karty czasu pracy, listy płac czy akta osobowe.
Rok 2019 przyniósł zmiany dotyczące czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej tego rodzaju. Wszystkie dokumenty, które służą ustalaniu świadczenia emerytalnego lub rentowego, muszą być archiwizowane przez płatnika składek przez 10 lub 50 lat. Dziesięcioletni okres dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku pracodawca ma możliwość wyboru czasu archiwizowania akt osobowych i dokumentów związanych z ZUS-em. Jeśli zdecyduje się na okres krótszy, czyli 10 lat, ma obowiązek powiadomienia ZUS przez przesłanie stosownego raportu. Pracownik zostaje poinformowany o możliwości odbioru swoich dokumentów.
Dane na temat przechowywania dokumentacji kadrowej znajdują się w Kodeksie pracy, na temat dokumentów ZUS w art. 125a Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Z kolei o konieczności i sposobie archiwizowania akt osobowych w art. 51u Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Przechowywanie dokumentów w domu
Istotną kwestią jest także przechowywanie dokumentów w domu. Wśród najważniejszych należy wymienić rachunki, paragony, karty gwarancyjne, wyciągi z banków czy choćby własną dokumentację medyczną. Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe? Dokumenty dotyczące Urzędu Skarbowego oraz rozliczenia PIT należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym się rozliczyliśmy. Karty gwarancyjne warto trzymać tak długo, jak długo ważna jest gwarancja, co najczęściej oznacza 2 lata. Opłacone rachunki za media dobrze mieć pod ręką przez 3 lata. Są jednak i takie dokumenty, które nigdy nie tracą ważności, jak choćby dokumentacja szkolna, którą warto zachować.
Zobacz także:
Czy pracodawca może zmusić pracownika do szczepień? Radca prawny: "Każdy kij ma dwa końce"
Gwiazdy wspominają dzieciństwo. Kto marzył o tym, aby jeździć śmieciarką?
Zobacz wideo: Dokumenty kolekcjonerskie - czy łatwo je dostać?
Autor: Adrian Adamczyk