Pracownik biurowy to zawód bardzo zróżnicowany. W zależności od zatrudniającej firmy mogą istnieć różne wymogi w zakresie posiadanych umiejętności pracownika biurowego. Możemy wymienić jednak pewne stałe, potrzebne kompetencje pracownika biurowego i związane z nimi obowiązki. Starając się o taką pracę, przyłóżmy się do napisania listu motywacyjnego – pracownik biurowy to zawód z przeszłością, ale i przyszłością, więc warto dołożyć jak największych starań!
Pracownik biurowy – obowiązki, wymagania i charakter pracy
W przypadku pracownika biurowego, opis stanowiska , który znajdziemy w większości ogłoszeń o tego rodzaju pracę, zawiera głównie kompleksowe prowadzenie biura . Pracownik biurowy , a często synonimicznie pracownik administracyjno-biurowy, to osoba odpowiadająca za utrzymanie właściwego porządku w biurze, sprawdzająca dokumentację, często wystawiająca faktury firmy i zajmująca się różnymi innymi pracami dokumentacyjnymi .
Aplikując do pracy jako pracownik biurowy, warto prócz CV (nie tytułujmy tego dokumentu: CV pracownik biurowy – lepiej sprawdzi się bardziej oryginalny tytuł) dołączyć list motywacyjny . Pracownik biurowy to – w zależności od firmy – często bardzo poważana praca , dlatego należy dołożyć wszelkich starań, aby nasza kandydatura została pozytywnie rozpatrzona. Przed napisaniem listu motywacyjnego pracownika administracyjno-biurowego, warto jak najbardziej poznać ten zawód i charakter pracy. Jaki jest zakres obowiązków pracownika biurowego i jakie musi wykonywać zadania pracownik biurowy ?
Najczęściej spotykane w ogłoszeniach o pracę obowiązki pracownika biurowego (i pracownika administracyjno-biurowego):
· utrzymywanie porządku w archiwach, pismach i dokumentach,
· prowadzenie rejestru dokumentacji,
· obsługa komputera – programy MS Word, MS Excel,
· prowadzenie poczty internetowej,
· prowadzenie ewidencji,
· organizacja prac związanych z konserwacją (sprzętu, urządzeń, pomieszczeń),
· kompletowanie i segregowanie korespondencji firmowej,
· opracowywanie wstępnych wersji pism firmowych,
· tworzenie sprawozdań i podsumowań.
Jak widać na powyższej liście obowiązków pracownika biurowo-administracyjnego, osoba zatrudniona na tym stanowisku musi być niezwykle wszechstronna. Dobry pracownik biurowy to w zasadzie „złota rączka” w firmie. Nie tylko musi dbać o dokumentację, prowadzenie poczty i prac konserwacyjnych, ale często też pośredniczy w kontakcie z innymi pracownikami firmy.
List motywacyjny (pracownik biurowy) – jak napisać i jakie umiejętności pracownik biurowy koniecznie musi posiadać?
Gdy poznamy konkretne obowiązki pracownika biurowego , napiszemy zdecydowanie lepszy list motywacyjny. Pracownik biurowy musi odpowiadać za cały szereg spraw, wobec czego przydatne okażą się pewne umiejętności. Pracownik biurowy powinien posiadać następujące, kluczowe kompetencje, które są bardzo istotne dla zatrudniających na to stanowisko pracodawców.
Najczęściej wymagane umiejętności pracownika biurowego (i biurowo-administracyjnego):
· zdolności analityczne,
· umiejętności organizacyjne,
· sumienność w wykonywaniu obowiązków,
· umiejętność przygotowywania i redagowania pism urzędowych,
· umiejętność archiwizacji,
· znajomość języków obcych.
Co więcej, pracownik administracyjno-biurowy powinien też wykazywać się pewnymi kompetencjami ogólnymi, które nie są charakterystyczne tylko dla zawodu pracownika biurowego, ale bywają bardzo pomocne. Zaliczamy do nich:
· wysoką kulturę osobistą,
· opanowanie,
· komunikatywność i umiejętności interpersonalne,
· umiejętność obsługi urządzeń biurowych i programów komputerowych,
· umiejętność szybkiego pisania,
· znajomość przepisów BHP.
Powyższe umiejętności powinny być uwzględnione w podaniu o pracę pracownika biurowego i w trakcie pisania listu motywacyjnego. Pracownik biurowy to odpowiedzialne zajęcie, ale warto na nie aplikować.
Praca: pracownik biurowy - czy warto się zdecydować? Korzyści z zawodu pracownika biurowego (zarobki, typ pracy, rodzaj umowy)
Jak wspomnieliśmy wcześniej, zawód ten jest przyszłościowy – zawsze będzie potrzeba posiadania w firmie osoby, odpowiedzialnej za powyższe obowiązki. Pracownik biurowo-administracyjny może cieszyć się z wielu udogodnień. Chociaż na początku swojej kariery możemy zdecydować się na staż, pracownik biurowy pełnoetatowy to pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Taką też formę najczęściej wybierają pracodawcy. To bardzo istotne, gdyż wówczas pracownika biurowego chronią przepisy Kodeksu pracy, a nie bardziej ogólne Kodeksu cywilnego (np. przy umowie zlecenie).
Przy omawianiu pracy na stanowisku pracownika biurowego, zarobki bywają nieokreślone. Nie są one wcale niskie, ale różnice w płacy są spore – wszystko bowiem zależy od firmy (lub urzędu), który nas zatrudni. I od posiadanych przez nas umiejętności oraz doświadczenia w pracy jako pracownik biurowy.
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN
Źródło zdjęcia głównego: Hero Images/Getty Images