- Od 1 stycznia 2025 r. większość podmiotów publicznych ma obowiązek korzystania z e-Doręczeń jako podstawowego sposobu doręczania pism.
- Dla osób fizycznych system e-Doręczeń pozostaje dobrowolny, jednak ePUAP działa już tylko w ograniczonym zakresie.
- Brak adresu do e-Doręczeń (ADE) w jednostkach publicznych może skutkować nieważnością doręczeń i uznaniem wysyłki pism inną drogą.
Dalsza część artykułu znajduje się pod materiałem wideo
Czym jest system e-Doręczeń?
E-Doręczenia stanowią elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru, ułatwiający wymianę korespondencji między urzędami, przedsiębiorcami i obywatelami.
Od 1 stycznia bieżącego roku większość instytucji publicznych ma obowiązek wykorzystywania systemu e-Doręczeń jako głównej formy przekazywania pism. Oznacza to konieczność posiadania adresu do e-Doręczeń (ADE) oraz brak możliwości tłumaczenia ewentualnych trudności z obsługą systemu nieprzygotowaniem organizacyjnym. Dla osób prywatnych korzystanie z e-Doręczeń nadal pozostaje opcjonalne.
Do końca 2025 roku korespondencja prowadzona z jednostkami publicznymi za pomocą platformy ePUAP była traktowana na równi z e-Doręczeniami. Od 1 stycznia ePUAP wciąż funkcjonuje, lecz w mocno ograniczonym zakresie - można z niego korzystać tylko w przypadkach wskazanych w przepisach, na przykład przy składaniu skargi na decyzję administracyjną w toku postępowania.
- Brak ADE w jednostkach publicznych będzie skutkował ryzykiem nieważności doręczeń, a próby korzystania z ePUAP czy listów poleconych zamiast z e-Doręczeń bez wyraźnej podstawy prawnej mogą być uznane za nieskuteczne - wskazał PAP radca prawny w kancelarii Olesiński i Wspólnicy Aleksy Zięba.
System e-Doręczeń a ePUAP
Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało we wtorek (30 grudnia), że minister odpowiedzialny za cyfryzację ma obowiązek utrzymania działania oraz zapewnienia dostępu do kont użytkowników i skrzynek na platformie ePUAP do 30 września 2029 roku. Jednocześnie resort podkreślił, że od 1 stycznia doręczanie pism za pośrednictwem ePUAP w większości przypadków nie jest już skuteczne – zarówno w odniesieniu do osób prywatnych, jak i przedsiębiorstw. Oznacza to, że choć technicznie możliwe jest wysłanie dokumentu przez ePUAP, najczęściej nie będzie on uznany za prawidłowo doręczony; podobna zasada dotyczy sytuacji, gdy urząd wysyła pismo do obywatela lub firmy.
Do 30 września 2029 r. instytucje publiczne mogą nadal przesyłać sobie dokumenty za pośrednictwem skrzynek ePUAP.
Jak założyć ADE i korzystać z e-Doręczeń?
Adres do e-Doręczeń (ADE) oraz skrzynkę można założyć przez stronę rządową gov.pl(https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen) lub w serwisie mObywatel.gov.pl. Wymagane jest wcześniejsze potwierdzenie tożsamości - można to zrobić za pomocą kodu QR z aplikacji mObywatel, profilu zaufanego, bankowości elektronicznej, eID lub e-dowodu.
Po uwierzytelnieniu należy wypełnić wniosek i podpisać go elektronicznie (np. profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym). Potwierdzenie złożenia wniosku zostanie przesłane na adres e-mail wskazany przez użytkownika.
Kolejnym krokiem jest aktywacja usługi e-Doręczeń. Można to zrobić po zalogowaniu się na stronie mObywatel.gov.pl – w zakładce "Twoje skrzynki" należy wybrać opcję "Aktywuj". Po aktywacji użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z informacją, że skrzynka jest gotowa do użytku.
Od momentu aktywacji na skrzynkę będą trafiały wiadomości od instytucji korzystających już z systemu e-Doręczeń, dlatego należy regularnie ją sprawdzać.
ADE można utworzyć u wyznaczonego operatora, czyli Poczty Polskiej – wtedy korzystanie jest bezpłatne, lub u komercyjnych dostawców, gdzie obowiązuje opłata. Jeśli we wniosku wystąpi błąd, Ministerstwo Cyfryzacji zaleca poczekać na jego odrzucenie, a dopiero potem złożyć poprawny.
Informację o tym, czy dany urząd korzysta z e-Doręczeń, można sprawdzić na stronie gov.pl/e-doreczenia (https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen).
Kogo obowiązuje system e-doręczeń?
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń objął większość instytucji publicznych, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego oraz nowe firmy rejestrowane w KRS. Od 1 kwietnia 2025 r. systemem objęto także przedsiębiorstwa zarejestrowane w KRS wcześniej, a od 1 lipca 2025 r. - przedsiębiorców z CEIDG wprowadzających zmiany w swoich danych.
Od 1 października 2026 r. obowiązek obejmie wszystkie firmy zarejestrowane w CEIDG przed końcem 2024 r. Z kolei samorządy, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają czas na wdrożenie systemu do października 2029 r.
Zobacz także:
- W Polsce pojawiło się sześć nowych miast. Jakie nazwy noszą te miejscowości?
- Nieważny dowód osobisty - kiedy trzeba go wymienić i jakie są konsekwencje?
- Pierwsza taka podwyżka od 20 lat. Przeglądy techniczne samochodów znacznie droższe
Autor: Teofila Siewko
Źródło: PAP
Źródło zdjęcia głównego: tsingha25/Getty Images