- Metoda Kaizen może być także stosowana przez człowieka na co dzień, ponieważ opiera się na stopniowym działaniu, robieniu małych kroków.
- W praktyce biznesowej filozofia Kaizen polega na codziennej poprawie procesów przedsiębiorstwa, dzięki zaangażowaniu wszystkich pracowników.
Dalsza część tekstu pod wideo:
Kaizen: co to jest i na czym polega?
Filozofia Kaizen może być definiowana jako ciągłe udoskonalanie, ulepszanie i zarządzanie zmianą. Metoda ta odnosi się więc do nieustającego rozwoju, jednak krok po kroku, a nie na zasadzie szybkiej rewolucji. W tym miejscu należy zaznaczyć, że zdaniem psychologów jedną z cech natury ludzkiej jest opór przeciwko zmianom. Większość społeczeństwa woli pogodzić się z pewnym stanem rzeczy i niczego nie zmieniać, aby nie narażać się na zdarzenia negatywne lub pogorszenie własnej sytuacji. Twórcy koncepcji Kaizen bardzo dobrze to rozumieją, dlatego proponują wprowadzanie zmian krok po kroku. Przykładem może być postanowienie rzucenia palenia, które zgodnie z tą filozofią powinno być realizowane stopniowo. Najpierw należy przestać wypalać całego papierosa, potem zdecydować się jedynie na kilka zaciągnięć dymem, a na następnym etapie palić tylko jednego dziennie. Ostatnim krokiem jest oczywiście zerwanie z nałogiem. Kwintesencją technik typu Kaizen jest dokładne zaplanowanie zmiany i swoich działań.
Zasady Kaizen w biznesie
Duże przedsiębiorstwa bardzo często odwołują się do filozofii Kaizen, ponieważ jest ona metodą efektywną i dopasowaną do szybko zmieniającego się i elastycznego świata XXI wieku. Warto zaznaczyć, że celami wszelkich zmian w organizacji zgodnie z koncepcją Kaizen są następujące elementy:
- skrócenie czasu produkcji i wykonywania zadań,
- poprawa jakości,
- zadbanie o zmiany techniczne, które ułatwiają pracę,
- redukcja kosztów.
Kaizen w przedsiębiorstwie bardzo często przyjmuje formę sformalizowaną, zwłaszcza jeśli chodzi o międzynarodowe korporacje. Oznacza to, że powołuje się człowieka na osobne stanowisko związane z zarządzaniem jakością i szkoleniem pracowników. Następnym elementem jest stworzenie formularza usprawnień, na którym podwładni mogą wypisywać różnego rodzaju propozycje zmian w procesach. Warto zaznaczyć, że modyfikacje te mają dotyczyć spraw biznesowych, a nie np. wzrostu wynagrodzenia czy premii.
Głównym narzędziem metody Kaizen są więc formularze, które najczęściej są tworzone w formie elektronicznej. Wnioski od pracowników trafiają do osoby odpowiedzialnej za cały program, a następnie podlegają analizie. Zdarza się, że droga od złożenia wniosku do jego akceptacji jest bardzo długa, ponieważ trzeba przejść przez poszczególne sprawy biurokratyczne. Ostatni etap stanowi wprowadzenie pomysłu w życie. Wnioski w formularzach Kaizen zależą od przedsiębiorstwa i jego specyfiki. Można jednak przybliżyć ogólną sytuację, np. w firmie, która zajmuje się obsługą kadrową pracowników z Wielkiej Brytanii. Podwładni musieli wysyłać umowy o pracę oraz świadectwa pracy pocztą ze względu na wymagany podpis obu stron. Jeden z pracowników zgłosił jednak wniosek w formularzu o to, aby podpisy były składane w formie elektronicznej. Po zatwierdzeniu i wprowadzeniu tej zmiany proces skraca się do kilku godzin, a jakość pracy wzrasta przy jednoczesnej redukcji kosztów.
Warto zauważyć, że wszystkie tego typu działania wymagają zaangażowania pracowników i zainteresowania sprawami firmy. Osoby, które chętnie zgłaszają wnioski, mogą czasami liczyć na dodatkowe bonusy, np. nagrody za najlepsze pomysły. Program pomysłów pracowniczych Kaizen powinien być dobrze przemyślany, aby zgłaszanie wniosków nie sprawiało problemów i było wygodne dla pracowników. Warto zaznaczyć, że to podwładni najlepiej wiedzą, co nie działa w danym procesie i co można zmienić, aby praca stała się prostsza i bardziej efektywna. Takie podejście oddolne jest świetną metodą do wprowadzenia zmian. Ważną rolę w trakcie realizowania pomysłów podwładnych pełni nie tylko osoba odpowiedzialna za koncepcję Kaizen, lecz także dział HR i kierownictwo. To właśnie pracownicy działu HR powinni motywować pozostałych podwładnych do działań na rzecz firmy, ponieważ usprawnienie procesów pomaga w codziennej pracy w wielu zespołach. Kluczową rolę odgrywa tutaj podejście zatrudnionych osób do zmian oraz chęć uczestniczenia w ich wymyślaniu i wprowadzaniu. Czasami pracownicy są dodatkowo zewnętrznie motywowani, np. poprzez dodatki płacowe lub bonusy, jednak takie elementy stosuje się w firmach produkcyjnych, a nie biurowych. W rzeczywistości Kaizen powinno być częścią kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Zobacz także:
- Na czym polega metoda ALPEN? Zasady techniki zarządzania czasem
- Kobiety w UE zarabiają mniej niż mężczyźni. Nowe dane Eurostatu
- Opublikowano nowy ranking najbogatszych Polaków. Kto znalazł się na podium?
Autorka/Autor: Adrian Adamczyk
Źródło zdjęcia głównego: Khaosai Wongnatthakan/Getty Images