- Metoda ALPEN jest prostą i uniwersalną techniką zarządzania czasem, służącą głównie do planowania krótkoterminowych zadań, najczęściej w ujęciu jednego dnia.
- Skrót ALPEN pochodzi z języka niemieckiego i oznacza pięć etapów planowania: Aufgaben (zadania), Länge schätzen (szacowanie długości), Pufferzeiten einplanen (planowanie bufora czasowego), Entscheidungen treffen (podejmowanie decyzji o priorytetach) oraz Nachkontrolle (kontrola postępów).
- Regularne stosowanie metody ALPEN pomaga uporządkować obowiązki, lepiej wykorzystywać czas, redukować stres i zwiększać efektywność w pracy oraz życiu prywatnym.
Dalsza część artykułu znajduje się pod materiałem wideo
Zarządzanie czasem w znaczący sposób ułatwia codzienne funkcjonowanie. Niezwykle przydatna jest zwłaszcza zdolność planowania, która przydaje się nie tylko w życiu zawodowym, ale i prywatnym. Sprawdzoną techniką, która upraszcza organizację dnia i pozwala na uporządkowanie wszystkich spraw, jest metoda ALPEN. Jej systematyczne stosowanie pomoże w zapanowaniu nad natłokiem obowiązków i umożliwi wypracowanie umiejętności racjonalnego dysponowania czasem.
Czym jest ALPEN?
Metoda ALPEN to dobry sposób na krótkoterminowe planowanie zadań do wykonania. Stosuje się ją zazwyczaj w przypadku organizacji jednego dnia, a samo przygotowanie rozkładu obowiązków zajmuje kilkanaście minut.
Sam skrót ALPEN pochodzi z języka niemieckiego i jest akronimem słów Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle. Każde z nich oznacza odrębny etap planowania. Kluczem do sukcesu w ALPEN jest unikalne połączenie tych poszczególnych elementów.
Na czym polega metoda ALPEN?
Technika ALPEN składa się z pięciu etapów. Aby dobrze zrozumieć zasady tej metody, warto dokładnie prześledzić każdy z nich.
5 etapów metody ALPEN:
- Aufgaben – zadania
- Länge schätzen – szacowanie długości
- Pufferzeiten einplanen – planowanie bufora czasowego, czyli zapasu
- Entscheidungen treffen – wyznaczanie priorytetów
- Nachkontrolle – kontrola
Aufgaben – zadania
Pierwszym elementem metody ALPEN jest wyznaczenie konkretnych zadań do wykonania w danym dniu. Należy wypisać wszystkie obowiązki – najlepiej zrobić to, jak najbardziej szczegółowo. Aby ułatwić sobie sporządzenie listy, warto pogrupować aktywności, np. oddzielnie zapisać spotkania czy e-maile do wysłania. Przygotowując spis zadań, trzeba pamiętać o uwzględnieniu czynności, których nie dokończyło się poprzedniego dnia.
Länge schätzen – szacowanie długości
Kolejnym krokiem w ALPEN jest określenie tego, ile czasu potrzeba na realizację każdego zadania. Szacunki powinny być jak najdokładniejsze, a wartości zapisane w minutach lub godzinach. Warto pamiętać, aby podczas ustalania czasu wziąć pod uwagę swoje realne możliwości.
Pufferzeiten einplanen – planowanie bufora czasowego, czyli zapasu
Bardzo ważnym etapem metody ALPEN jest organizacja dnia z uwzględnieniem przerw i niespodziewanych sytuacji, takich jak np. spóźnienia czy różnego typu awarie. W tym celu warto posłużyć się techniką 60/40. Zgodnie z nią należy zaplanować jedynie 60% dostępnego czasu. Oznacza to, że mając do dyspozycji 8 godzin pracy, trzeba rozpisać zadania do wykonania na jedynie 5 godzin. Pozostałe 40% pełni rolę bufora czasowego, czyli rezerwy, którą można wykorzystać na nieprzewidziane sprawy, przerwy czy obowiązki z następnego dnia.
Takie rozwiązanie pozwala na wyeliminowanie niepotrzebnego stresu. Jeżeli planuje się zadania z dokładnością co do minuty, każde odstępstwo od normy rujnuje wszystkie pierwotne założenia i staje się powodem zdenerwowania. Stosowanie ALPEN i techniki 60/40 sprawia, że ten problem znika. Należy przy tym pamiętać, że procentowy stosunek czasu pracy i planowanej rezerwy może się różnić w zależności od indywidualnych potrzeb i planów.
Entscheidungen treffen – wyznaczanie priorytetów
W procesie zarządzania czasem kluczową rolę pełni wyznaczanie priorytetów. Stworzenie hierarchii zadań pozwoli na jak najlepsze rozdysponowanie energii i efektywne wykonywanie obowiązków.
Stosując metodę ALPEN, warto sięgnąć po jedną z technik priorytetyzacji. Dobrze sprawdzi się tzw. macierz Eisenhowera. Przy jej użyciu wyznacza się cztery grupy zadań:
- Ważne pilne, czyli najważniejsze obowiązki, które trzeba wykonać jak najszybciej.
- Ważne niepilne, czyli plany, szukanie rozwiązań i inne zadania, których realizację można odłożyć na później.
- Nieważne pilne, czyli błahe sprawy (np. nagłe telefony), które należy wykonywać na bieżąco.
- Nieważne niepilne, czyli rzeczy, które zabierają czas, np. przeglądanie portali internetowych.
Innym sposobem na wyznaczenie priorytetów w ALPEN jest zastosowanie metody ABC. Według niej istnieją trzy grupy zadań: A – bardzo ważne obowiązki, które należy wykonać samodzielnie, B – istotne zadania, które częściowo można delegować, C – czynności, których wykonanie można odroczyć lub w całości zlecić innym osobom.
Nachkontrolle – kontrola
Ostatnia faza metody ALPEN polega na bieżącym monitorowaniu i kontrolowaniu postępów w pracy. Jeżeli dana aktywność została zrealizowana w ciągu dnia, należy wykreślić ją z listy, natomiast gdy nie udało się jej ukończyć, trzeba przełożyć ją na inny termin.
Zalety techniki ALPEN
Wprowadzenie ALPEN ma wiele zalet. Przede wszystkim przynosi dużą oszczędność czasu i pozwala na uporządkowanie wszystkich spraw. Dzięki niej o wiele łatwiej można osiągnąć wyznaczone cele, a także wypracować w sobie nawyk samokontroli. Metoda ALPEN eliminuje też nadmierny stres i umożliwia skupienie się na najważniejszych zadaniach.
Zobacz także:
- Poznaj 6 rzeczy, które ułatwią ci zarządzanie czasem. Plan działania to podstawa!
- Jak zarządzać czasem? Skuteczne techniki gospodarowania czasem pracy i czasem wolnym
- Co to są kompetencje miękkie i jak można je doskonalić?