Back office i front office – różnice
W większości dużych firm istnieje rozróżnienie na dwa segmenty, są to front office oraz back office . Co to i z czym się wiąże? Terminem back office określamy z reguły ten dział w firmie, który zajmuje się pracą wewnętrzną. To duży dział obejmujący szeroko rozumiane prace administracyjne firmy, czyli te, które nie są związane z bezpośrednim kontaktem z klientem. Analogicznie więc front office będzie tym obszarem działań w organizacji, którego praca związana jest z kontaktem z klientem.
Co to jest więc back office? Back office często określa się mianem administracji biznesu . W odróżnieniu od front office system back office może wiązać się także z procesem produkcyjnym firmy. Działania back office dotyczą koordynowania całego obiegu dokumentacji i informacji, a także bieżącej pracy biurowej – przy archiwizacji, koordynacji mniejszych szczebli administracyjnych, wypełnianiu i sprawdzaniu faktur itp. Program back office przewiduje także wspieranie innych działów w pracy wewnętrznej. Tak jak w przypadku każdego szczebla w firmie, nad sprawnym funkcjonowaniem back office czuwa kierownik, którego określamy mianem back office manager lub – wymiennie – back office specialist .
Praca w back office – co to jest i z czym się wiąże?
Praca w back office należy do typu tych administracyjnych. Back office to często „serce” danej firmy , w którym przebiegają wszystkie procesy. Bez względu na to, na jakim stanowisku będziemy pracowali i w jakiej firmie, każda praca w back office charakteryzuje się kilkoma podobnymi wymaganiami od potencjalnego kandydata.
Aby odpowiedzieć sobie bardziej szczegółowo, co to jest back office , przedstawiamy poniżej najpopularniejsze wymagania pracodawców, którzy zatrudniają na stanowiska back office manager, back office specialist lub back office assistant .
· Odporność na stres – przydaje się zarówno w pracy na stanowisku back office assistant, jak i back office manager. Praca w back office może być stresująca, gdyż wbrew pozorom ciągle coś się w niej zmienia: raz okaże się, że dane zamówienia są niewłaściwie przygotowane, innym razem na jaw wyjdzie „niespodzianka” z działu produkcji, a trzecim razem przyszykowana przez dział dokumentacja nie okaże się tą dokumentacją, którą trzeba było zrobić w trybie “na wczoraj”.
· Dobre umiejętności pracy pod presją czasu – w pracy w back office (managerów i specjalistów dotyczy to szczególnie) nie ma miejsca na popełnianie błędów... a jeśli się już zdarzą, to musimy być odporni na stres i jak najszybciej je naprawić.
· Zdolności organizacyjne – tak jak front office, back office firmy składa się z wielu pomniejszych szczebli. Osoba pracująca na stanowisku związanym z back office powinna zatem posiadać doskonałe zdolności w zakresie organizacji pracy własnej, jak i całego działu.
· Zdolności zarządzania czasem pracy – brzmi ogólnie, ale to wymaganie nie wzięło się znikąd. Umiejętność zarządzania czasem pracy jest ważna dla każdego, a zwłaszcza dla back office managera, który odpowiada za koordynację pracy całego działu .
· Umiejętność fakturowania i sporządzania dokumentacji firmowej – podstawowe i bardzo ważne obowiązki, które (prawdopodobnie) będziemy wykonywali codziennie, będąc zatrudnionymi na stanowisku back office assistant .
· Rozwinięte umiejętności interpersonalne – do pracy w administracji biurowej raczej nie poszukuje się wolnych strzelców. Wynik całego działu zależy od pracy zespołu, dlatego umiejętności interpersonalne są bardzo ważne. Jak to mówią, “teamwork makes the dreamwork”.
Back office – outsourcing i system back office
Rynek usług back office w Polsce bardzo szybko się rozwija. Badania pokazują, że co czwarta firma w Polsce korzysta z działu back office . Praca dla osób na stanowiskach back office specialist czy back office manager wydaje się wręcz pewna, ale niepewna jest praca w konkretnej firmie. W ramach back office outsourcing staje się jeszcze bardziej popularny, gdyż kusi niższymi cenami. Back office outsourcing sprawdza się zwłaszcza przy takich obowiązkach, jak np.:
· fakturowanie i archiwizowanie dokumentów (elektroniczna i papierowa),
· czynności windykacyjne,
· dostarczanie aplikacji informatycznych,
· obsługa informatycznych systemów CRM,
· obsługa akt osobowo-płacowych.
W zakresie back office outsourcing stanowi rozwiązanie, na które najczęściej decydują się firmy z branży handlowej, budowlanej i produkcyjnej. Minimalnie rzadziej, ale wciąż często na outsourcing decydują się firmy telekomunikacyjne i finansowe.
Jeżeli lubimy pracę biurową, zespołową i związaną z obiegiem dokumentacji wewnątrz firmy, to stanowisko back office managera może być dla nas dobrym celem kariery. O tym, że warto, przekonują także zarobki, które plasują się znacznie powyżej średniej krajowej.
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN