Choć dla każdego sposoby na to, jak planować czas, mogą nieco się różnić, większość głównych założeń i metod będzie taka sama. Jak zarządzać swoim czasem, aby mieć więcej czasu wolnego na odpoczynek i osiągać lepsze efekty w pracy?
Więcej:
- Czym są pożeracze czasu wolnego i jak z nimi walczyć?
- Pomysły na aktywne spędzanie wolnego czasu
- Biurowy wypoczynek: joga, siłownia i masaż
Planowanie czasu pracy – jak zrobić listę zadań na każdy dzień?
Do najlepszych sposobów na to, jak planować czas , należy sporządzanie listy zadań do wykonania na każdy dzień. W pracy można korzystać z kalendarza do planowania, specjalnego programu komputerowego, plików (np. w programie Excel) lub zwykłej kartki papieru. Listę zadań do wykonania najlepiej zacząć od tych najpilniejszych i najważniejszych. Na początku należy się uporać z zadaniami zaległymi. W ten sposób można odciążyć umysł i przejść do wykonywania kolejnych obowiązków.
Ważnym punktem jest też właściwe określenie czasu potrzebnego na wykonanie zadań . Jednym bardziej będzie odpowiadać jego skrupulatne zaplanowanie, inni wolą określać go bardziej orientacyjnie. W rzeczywistości obie te metody narażają pracownika na wpadnięcie w pułapkę. Nawet określając czas wykonania orientacyjnie, łatwo można przywiązać się do założonej wartości. Jeśli zakłada się, że dana czynność zajmie ok. 30 minut, w planie prawdopodobnie zostanie ona potraktowana i wkomponowana tak, jakby miała zająć dokładnie tyle czasu. Istotne jest natomiast, aby w planie uwzględnić też czas na wydarzenia nieprzewidziane, a także odpoczynek. Zasiadanie do ważnych zadań, gdy jest się przemęczonym nigdy nie przynosi dobrych rezultatów. Osoby, którym często zdarza się rozpoczynać wtedy projekty ze względu na zbliżające się wielkimi krokami deadline’y, prawdopodobnie mają problemy z planowaniem czasu lub są przytłoczone nadmiarem obowiązków.
Zobacz także: Coaching- co to jest i jakie są jego rodzaje oraz narzędzia?
Warto także wyrobić w sobie świadomość najbardziej efektywnej pory dnia . Dla większości osób przypada ona na godziny przedpołudniowe, jednak każdy jest inny, dlatego termin wykonywania zadań wymagających największego skupienia powinno się ustalać indywidualnie. Nie należy jednak zostawiać najważniejszych zadań na koniec dnia. Im wcześniej się je zacznie, tym lepiej.
Ile zadań powinno się zaplanować jednego dnia? Najlepiej skupić się maksymalnie na trzech, a jeżeli nie są one szczególnie czasochłonne, ich liczbę można zwiększyć do sześciu. Zadania powinny być określone precyzyjnie. Oznacza to, że duże projekty należy podzielić na etapy, które staną się pojedynczymi zadaniami. Zamówienie towaru i kontakt z klientem w celu ustalenia szczegółów to w końcu dwie zupełnie inne czynności.
Jak planować czas i jak go nie marnować?
Nawet najlepszy program do planowania czasu pracy nie pomoże osobie, która nie potrafi lub nie jest w stanie trzymać się założonego planu. Dużym problemem często są tzw. rozpraszacze. Sprawdzanie maila co 15 minut, przedłużające się picie kawy ze współpracownikami czy przeglądanie stron internetowych nie sprzyjają efektywności w pracy.
Choć może się to wydawać paradoksalne, zarządzanie czasem w pracy jest też ściśle związane z planowaniem czasu wolnego , a nawet drogi do pracy. Kierowcy mogą wykorzystać ją na słuchanie audiobooków, a osoby dojeżdżające komunikacją miejską np. na czytanie artykułów branżowych lub po prostu relaks z dobrą książką. Z kolei w domu warto zaplanować swój czas tak, aby nie tylko wykonać obowiązki, lecz także znaleźć chwilę na relaks i hobby . Dobrym pomysłem będzie również uprawianie sportu. Regularne ćwiczenia doskonale odprężają, a przy tym dodają sił oraz poprawiają jakość snu. Doskonale wpływają również na nastrój, stymulując wydzielanie endorfin, nazywanych hormonami szczęścia.
Częstą przyczyną marnowania czasu jest także brak umiejętności radzenia sobie ze słabościami . Warto zatem przygotować listę swoich słabych stron. Pomocne może być też zapytanie o opinię innych osób. Dużym problemem może być np. brak asertywności. Umiejętność pomagania innym to dobra cecha, jednak w pracy czasem może działać na szkodę pracownika. Należy zawsze pamiętać, że swoje obowiązki powinno się wykonywać w pierwszej kolejności, dopiero później można znaleźć czas na pomoc koledze czy koleżance . Ważne jest również, aby pomoc ta była mądra, a więc polegała np. na nauce czy udzieleniu wskazówek, a nie wykonywaniu obowiązków za kogoś. Asertywność oznacza również umiejętność przerwania zabierającej czas pogawędki. Dobre stosunki ze współpracownikami są ważne, jednak czas poświęcany na kontakty społeczne w pracy nie może zabierać tego, który powinien być przeznaczony na wykonywanie obowiązków służbowych.
Planowanie czasu pracy przez pracowników to ważna umiejętność. Nie tylko przynosi zyski całemu przedsiębiorstwu, lecz także zapewnia spokój oraz oszczędza czas pracujących w nim osób.
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN
Źródło zdjęcia głównego: Moment RF