Etykieta biznesowa (tzw. business savoir vivre ) ma za zadanie przedstawić biznesmena w dobrym świetle, przy jednoczesnym okazaniu drugiej stronie należnego szacunku i podkreśleniu swojego profesjonalizmu. Etykieta w biznesie zawiera dużo elementów etykiety towarzyskiej. Jej stosowanie ma ścisłe przełożenie na powodzenie biznesu a co za tym idzie, na zyski z niego płynące. Savoir vivre w biznesie to zbiór zasad, które podpowiadają, jak z klasą prowadzić rozmowy na temat interesów oraz jak zachowywać się w czasie ważnych spotkań. Etykieta biznesu pozwala również na przedstawienie swojej osoby w jak najlepszym świetle. To kluczowy element kultury biznesu, ale jej znajomość przydaje się również w mniej oficjalnych okazjach.
Kultura biznesu – normy i formy zachowań
Zasady savoir vivre w biznesie :
1. Punktualność
- Nie wolno się spóźniać! Biznesowy savoir vivre mówi, że spóźnienia na spotkania biznesowe są bardzo źle odbierane. Druga osoba może odebrać je jako brak szacunku dla jej czasu. Niektórzy przedsiębiorcy są na tyle wyczuleni na spóźnienia, że nawet 5 minut sprawia, że mogą zrezygnować ze spotkania lub odrzucić proponowaną ofertę.
- Na każde spotkanie warto przyjść 5-10 minut przed czasem.
- Jeżeli zdarzy nam się spóźnić, należy za nie przeprosić i usprawiedliwić w krótki i konkretny sposób.
- W przypadku umówionej rozmowy telefonicznej o określonej godzinie, również należy być punktualnym.
2. Podawanie wizytówki
- Wizytówkę należy podawać z ręki do ręki. Niedopuszczalne jest przesuwanie jej do drugiej osoby po stole (tak robią tylko mafiozi z amerykańskich filmów).
- Napis na wizytówce musi być skierowany w stronę odbiorcy.
- Aby poprosić kogoś o wizytówkę, należy najpierw dać mu swoją.
- Nie jest w dobrym tonie, aby prosić o wizytówki osoby z wysokiego szczebla, np. prezesów lub dyrektorów.
Kultura biznesu wymaga, aby najpierw dokładnie przeczytać to, co jest napisane na wizytówce, a następnie dopiero ją schować.
- W przypadku prowadzenia rozmowy z kilkoma osobami można położyć wizytówki przed sobą na stole i od czasu do czasu na nie zerkać, w przypadku np. zapomnienia imienia jednego z rozmówców.
3. Telefon służbowy
- Zasady savoir vivre w biznesie mówią, że odbierając telefon oraz dzwoniąc do kogoś ze służbowego numeru, należy zawsze się przedstawić.
- Na spotkaniach biznesowych należy zawsze wyłączać telefon.
- W przypadku przerwania rozmowy oddzwania ten, kto wcześniej dzwonił.
- Wysyłając SMS do kontrahenta należy zawsze się podpisywać.
- Rozmowy telefoniczne należy prowadzić cicho i dyskretnie, tak aby nie przeszkadzać osobom dookoła.
4. E-maile
- Przed wysłaniem każdej wiadomości mailowej, należy sprawdzić jej poprawność – czy wszystkie przecinki są na swoim miejscu, czy nie wkradła się literówka lub błąd ortograficzny.
- Wiadomości nigdy nie rozpoczynamy od sformułowania “Witam”! Ta zasada savoir vivre w biznesie jest wciąż łamana. Lepiej zacząć wiadomość od “Dzień dobry” lub “Szanowny Panie”. Formy “Witam” używa się tylko wobec osób postawionych “niżej”, np. dyrektor wita pracowników na zebraniu lub gospodarz wita gości na przyjęciu.
- Należy jak najszybciej odpowiadać na wiadomości mailowe, nie odkładać ich na później.
5. Jak kogo nazywać?
To bardzo ważny i niestety pomijany element biurowego i biznesowego savoir vivre.
- Prezes i Wiceprezes – do obu osób noszących te stanowiska odnosimy się “Pani Prezes” lub “Panie Prezesie”. Nie używamy formy “Panie Wiceprezesie” lub “Pani Wiceprezes”. Ta sama zasada dotyczy stanowiska dyrektorskiego.
6. Przedstawianie gości
- W biznesie zawsze ważniejszą osobą jest ta, która zajmuje wyższe stanowisko. Jeśli jest się na spotkaniu, na którym każdy piastuje podobne funkcje, obowiązują reguły grzecznościowe i pierwszeństwo mają osoby starsze, kobiety itd.
- Kultura w biznesie nakazuje, aby podczas przedstawiania, to mężczyzna był przedstawiany kobiecie, a nie kobieta mężczyźnie. Podobnie młodsza osoba powinna być przedstawiana starszej. A osoba niższa rangą jest przedstawiana osobie wyższą rangą.
- Podczas przyjęcia, jego gospodarz powinien przedstawić wszystkim osobę, która nie jest ogólnie znana w określonym towarzystwie.
- W czasie przedstawiania, zawsze używa się pełnego imienia i nazwiska.
- Gdy są przedstawiani członkowie rodziny, należy podkreślić stopień pokrewieństwa, np. “To moja matka, Anna Kowalska.”
7. Jak usadzić gości przy stole według zasad savoir-vivre w biznesie?
- Osoba, która ma być najbardziej uhonorowana powinna siedzieć po prawej stronie gospodarza.
- W czasie spotkań w salach konferencyjnych, najbardziej honorowe miejsce znajduje się naprzeciwko wejścia.
- Podczas kolacji w restauracji, osoby z najwyższymi stanowiskami powinny siedzieć przy ścianach w taki sposób, aby mieć widok na salę.
>>> Zobacz też:
- Kto podaje pierwszy rękę na przywitanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej?
- Nieproszony gość. Jak się go pozbyć?
- Domowe biuro – jak je urządzić, by było funkcjonalne?
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN