Jak powinno wyglądać planowanie czasu w pracy? Najlepsze sposoby

człowiek z zegarem
Francesco Carta fotografo / Getty Images
Źródło: Moment RF
Dzięki odpowiedniemu planowaniu czasu pracy można wykonywać zadania znacznie szybciej i sprawniej. Sporządzenie dziennej listy zadań pozwala nie tylko odciążyć pamięć, lecz także doskonale motywuje do działania.

Choć dla każdego sposoby na to, jak planować czas, mogą nieco się różnić, większość głównych założeń i metod będzie taka sama. Jak zarządzać swoim czasem, aby mieć więcej czasu wolnego na odpoczynek i osiągać lepsze efekty w pracy?

Więcej:

Planowanie czasu pracy – jak zrobić listę zadań na każdy dzień?

Do najlepszych sposobów na to, jak planować czas , należy sporządzanie listy zadań do wykonania na każdy dzień. W pracy można korzystać z kalendarza do planowania, specjalnego programu komputerowego, plików (np. w programie Excel) lub zwykłej kartki papieru. Listę zadań do wykonania najlepiej zacząć od tych najpilniejszych i najważniejszych. Na początku należy się uporać z zadaniami zaległymi. W ten sposób można odciążyć umysł i przejść do wykonywania kolejnych obowiązków.

Ważnym punktem jest też właściwe określenie czasu potrzebnego na wykonanie zadań . Jednym bardziej będzie odpowiadać jego skrupulatne zaplanowanie, inni wolą określać go bardziej orientacyjnie. W rzeczywistości obie te metody narażają pracownika na wpadnięcie w pułapkę. Nawet określając czas wykonania orientacyjnie, łatwo można przywiązać się do założonej wartości. Jeśli zakłada się, że dana czynność zajmie ok. 30 minut, w planie prawdopodobnie zostanie ona potraktowana i wkomponowana tak, jakby miała zająć dokładnie tyle czasu. Istotne jest natomiast, aby w planie uwzględnić też czas na wydarzenia nieprzewidziane, a także odpoczynek. Zasiadanie do ważnych zadań, gdy jest się przemęczonym nigdy nie przynosi dobrych rezultatów. Osoby, którym często zdarza się rozpoczynać wtedy projekty ze względu na zbliżające się wielkimi krokami deadline’y, prawdopodobnie mają problemy z planowaniem czasu lub są przytłoczone nadmiarem obowiązków.

Zobacz także: Coaching- co to jest i jakie są jego rodzaje oraz narzędzia?

Warto także wyrobić w sobie świadomość najbardziej efektywnej pory dnia . Dla większości osób przypada ona na godziny przedpołudniowe, jednak każdy jest inny, dlatego termin wykonywania zadań wymagających największego skupienia powinno się ustalać indywidualnie. Nie należy jednak zostawiać najważniejszych zadań na koniec dnia. Im wcześniej się je zacznie, tym lepiej.

Ile zadań powinno się zaplanować jednego dnia? Najlepiej skupić się maksymalnie na trzech, a jeżeli nie są one szczególnie czasochłonne, ich liczbę można zwiększyć do sześciu. Zadania powinny być określone precyzyjnie. Oznacza to, że duże projekty należy podzielić na etapy, które staną się pojedynczymi zadaniami. Zamówienie towaru i kontakt z klientem w celu ustalenia szczegółów to w końcu dwie zupełnie inne czynności.

Jak planować czas i jak go nie marnować?

Nawet najlepszy program do planowania czasu pracy nie pomoże osobie, która nie potrafi lub nie jest w stanie trzymać się założonego planu. Dużym problemem często są tzw. rozpraszacze. Sprawdzanie maila co 15 minut, przedłużające się picie kawy ze współpracownikami czy przeglądanie stron internetowych nie sprzyjają efektywności w pracy.

Choć może się to wydawać paradoksalne, zarządzanie czasem w pracy jest też ściśle związane z planowaniem czasu wolnego , a nawet drogi do pracy. Kierowcy mogą wykorzystać ją na słuchanie audiobooków, a osoby dojeżdżające komunikacją miejską np. na czytanie artykułów branżowych lub po prostu relaks z dobrą książką. Z kolei w domu warto zaplanować swój czas tak, aby nie tylko wykonać obowiązki, lecz także znaleźć chwilę na relaks i hobby . Dobrym pomysłem będzie również uprawianie sportu. Regularne ćwiczenia doskonale odprężają, a przy tym dodają sił oraz poprawiają jakość snu. Doskonale wpływają również na nastrój, stymulując wydzielanie endorfin, nazywanych hormonami szczęścia.

Częstą przyczyną marnowania czasu jest także brak umiejętności radzenia sobie ze słabościami . Warto zatem przygotować listę swoich słabych stron. Pomocne może być też zapytanie o opinię innych osób. Dużym problemem może być np. brak asertywności. Umiejętność pomagania innym to dobra cecha, jednak w pracy czasem może działać na szkodę pracownika. Należy zawsze pamiętać, że swoje obowiązki powinno się wykonywać w pierwszej kolejności, dopiero później można znaleźć czas na pomoc koledze czy koleżance . Ważne jest również, aby pomoc ta była mądra, a więc polegała np. na nauce czy udzieleniu wskazówek, a nie wykonywaniu obowiązków za kogoś. Asertywność oznacza również umiejętność przerwania zabierającej czas pogawędki. Dobre stosunki ze współpracownikami są ważne, jednak czas poświęcany na kontakty społeczne w pracy nie może zabierać tego, który powinien być przeznaczony na wykonywanie obowiązków służbowych.

Zobacz film: Dlaczego zmieniamy czas? Źródło: Dzień Dobry TVN

Planowanie czasu pracy przez pracowników to ważna umiejętność. Nie tylko przynosi zyski całemu przedsiębiorstwu, lecz także zapewnia spokój oraz oszczędza czas pracujących w nim osób.

Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN

Źródło zdjęcia głównego: Moment RF

podziel się:

Pozostałe wiadomości

Wojciech Modest Amaro podzielił się rodzinną nowiną. "Piękny Aniołek już jest na świecie"

Wojciech Modest Amaro podzielił się rodzinną nowiną. "Piękny Aniołek już jest na świecie"

Kobiety hejtowane za wielodzietność.  "Odpieluszkowe zapalenie mózgu"  

Kobiety hejtowane za wielodzietność.  "Odpieluszkowe zapalenie mózgu"  

Zjadłam słynny żurek Magdy Gessler. Czy talerz zupy jest wart swojej ceny?

Zjadłam słynny żurek Magdy Gessler. Czy talerz zupy jest wart swojej ceny?

Siostry uratowały sklep dziadka. "To nie mogło się tak skończyć"

Siostry uratowały sklep dziadka. "To nie mogło się tak skończyć"

Marta Krupa o trudnym związku i powrocie do show-biznesu. "Byłam poniżana"

Marta Krupa o trudnym związku i powrocie do show-biznesu. "Byłam poniżana"

Nowy uczestnik wszedł do "Hotelu Paradise 8" i od razu namieszał

Nowy uczestnik wszedł do "Hotelu Paradise 8" i od razu namieszał

Serowe pyszności na Wielkanoc. Poznaj przepisy Andrzeja Polana na dania z serem długodojrzewającym
Materiał promocyjny

Serowe pyszności na Wielkanoc. Poznaj przepisy Andrzeja Polana na dania z serem długodojrzewającym

Tradycje wielkanocne - zwyczaje, ciekawostki i symbole Wielkanocy. Co powinno być w koszyczku wielkanocnym?

Tradycje wielkanocne - zwyczaje, ciekawostki i symbole Wielkanocy. Co powinno być w koszyczku wielkanocnym?

"Po Wielkanocy sałatkę jarzynową wyrzuca 68% Polaków". Znana dziennikarka radzi, co z niej zrobić

"Po Wielkanocy sałatkę jarzynową wyrzuca 68% Polaków". Znana dziennikarka radzi, co z niej zrobić

Wyjątkowe dania z drobiu na Wielkanoc (i nie tylko). Wypróbuj przepisy Matteo Brunettiego
Materiał promocyjny

Wyjątkowe dania z drobiu na Wielkanoc (i nie tylko). Wypróbuj przepisy Matteo Brunettiego

Ile jajek można zjeść w tygodniu? Ekspert rozwiewa wątpliwości

Ile jajek można zjeść w tygodniu? Ekspert rozwiewa wątpliwości

Księżna Kate wspierała ją w chorobie. Teraz 8-latka chce zrobić dla niej to samo. "Wyzdrowieje tak, jak ja"

Księżna Kate wspierała ją w chorobie. Teraz 8-latka chce zrobić dla niej to samo. "Wyzdrowieje tak, jak ja"

10 kroków dzieli Cię od udanej podróży. O tym należy pamiętać przy planowaniu wyjazdu
Materiał promocyjny

10 kroków dzieli Cię od udanej podróży. O tym należy pamiętać przy planowaniu wyjazdu

Klaudia El Dursi zabiera w podróże walizki z jedzeniem?

Klaudia El Dursi zabiera w podróże walizki z jedzeniem?

Ten składnik warto suplementować. "Odpowiada za to, że nasza skóra jest ładna, a włosy piękne"
Materiał promocyjny

Ten składnik warto suplementować. "Odpowiada za to, że nasza skóra jest ładna, a włosy piękne"

Wiosenny horoskop miłosny. Pojawią się emocjonalne burze i zawirowania

Wiosenny horoskop miłosny. Pojawią się emocjonalne burze i zawirowania

Czy epidemia opioidowa ma szansę dotrzeć do Polski? "4 lata temu nie mieliśmy żadnych przypadków"

Czy epidemia opioidowa ma szansę dotrzeć do Polski? "4 lata temu nie mieliśmy żadnych przypadków"

Polska ma własnego van Gogha. Ekspertyzy potwierdziły autentyczność obrazu

Polska ma własnego van Gogha. Ekspertyzy potwierdziły autentyczność obrazu

"Alkohol, przemoc, zaniedbania". Gabriela nie bała się pomóc maluchom

"Alkohol, przemoc, zaniedbania". Gabriela nie bała się pomóc maluchom

Potrawy wielkanocne, które zawładną świątecznym stołem. Przepisy Sebastiana Olmy
Materiał promocyjny

Potrawy wielkanocne, które zawładną świątecznym stołem. Przepisy Sebastiana Olmy

Marcin Prokop ma wyjątkową relację z bratem, lecz nie zawsze było kolorowo. "Zburzył mój spokój"

Marcin Prokop ma wyjątkową relację z bratem, lecz nie zawsze było kolorowo. "Zburzył mój spokój"

Obejrzałam dwa odcinki serialu "Klara". Każdy zna kogoś takiego, jak matka głównej bohaterki

Obejrzałam dwa odcinki serialu "Klara". Każdy zna kogoś takiego, jak matka głównej bohaterki

Sposób na wnętrze: Metamorfoza starej i niefunkcjonalnej kuchni. "To jest rewelacja"
Materiał promocyjny

Sposób na wnętrze: Metamorfoza starej i niefunkcjonalnej kuchni. "To jest rewelacja"

Sarah Ferguson wspiera Kate. Sama walczyła z dwoma typami raka

Sarah Ferguson wspiera Kate. Sama walczyła z dwoma typami raka

Wyjątkowy gość specjalny w "MasterChef Nastolatki"

Wyjątkowy gość specjalny w "MasterChef Nastolatki"

Nazywają go "trudnym aktorem". Jaki naprawdę jest Sebastian Fabijański?

Nazywają go "trudnym aktorem". Jaki naprawdę jest Sebastian Fabijański?

Dbać trzeba nie tylko o włosy, ale i o skórę głowy. Jak to robić?
Materiał promocyjny

Dbać trzeba nie tylko o włosy, ale i o skórę głowy. Jak to robić?

"Łazienkowe przekleństwa" - zbawienna metoda czy szkodliwy trend? Psycholożka wyjaśnia

"Łazienkowe przekleństwa" - zbawienna metoda czy szkodliwy trend? Psycholożka wyjaśnia

Sposób na idealnie białe firanki i obrusy na święta - sprawdź, co trzeba zrobić

Sposób na idealnie białe firanki i obrusy na święta - sprawdź, co trzeba zrobić

"Hotel Paradise 8". Ola i Ada rozdają karty. Ich decyzja może mieć wpływ na Rajskie Rozdanie

"Hotel Paradise 8". Ola i Ada rozdają karty. Ich decyzja może mieć wpływ na Rajskie Rozdanie

Zatrzymaj pierwsze zmarszczki. Sprawdź, jak zapobiec starzeniu się skóry
Materiał promocyjny

Zatrzymaj pierwsze zmarszczki. Sprawdź, jak zapobiec starzeniu się skóry

Platforma streamingowa Max już w czerwcu. "Na tę chwilę czekaliśmy 2 lata"

Platforma streamingowa Max już w czerwcu. "Na tę chwilę czekaliśmy 2 lata"

Wiosna na wielkanocnym stole. Stwórz własne dekoracje

Wiosna na wielkanocnym stole. Stwórz własne dekoracje

Brak apetytu u osób starszych. Co robić, kiedy seniorzy przestają jeść?
Materiał promocyjny

Brak apetytu u osób starszych. Co robić, kiedy seniorzy przestają jeść?

Co i za ile kupimy do koszyka wielkanocnego?

Co i za ile kupimy do koszyka wielkanocnego?

Nie wiesz, jak rozmawiać ze swoim psem? Waszą komunikację poprawi Radek Ekwiński. Napisz do nas

Nie wiesz, jak rozmawiać ze swoim psem? Waszą komunikację poprawi Radek Ekwiński. Napisz do nas

To najczęstszy błąd w podawaniu żurku

To najczęstszy błąd w podawaniu żurku

Wybuchowy ekstrawertyk, a może cichy introwertyk? Poznaj numerologiczną 4

Wybuchowy ekstrawertyk, a może cichy introwertyk? Poznaj numerologiczną 4

Mateusz Hładki poprowadzi nowy program

Mateusz Hładki poprowadzi nowy program

Sprawdzony trik z TikToka. Jak sprytnie pokroić mango?

Sprawdzony trik z TikToka. Jak sprytnie pokroić mango?

E-sklep TVN. Co jest w ofercie? "Widzowie poczują się częścią czegoś większego"
Materiał promocyjny

E-sklep TVN. Co jest w ofercie? "Widzowie poczują się częścią czegoś większego"

Ile cukru jest w przekąskach dla dzieci? "Owoce się je, a nie pije"

Ile cukru jest w przekąskach dla dzieci? "Owoce się je, a nie pije"

Paulina Holtz oddała kuchnię. Ogłoszenie zamieściła na popularnej grupie

Paulina Holtz oddała kuchnię. Ogłoszenie zamieściła na popularnej grupie

Wielka przeprowadzka rodziny Clarke. "Najbardziej obawiamy się o Czarusia"

Wielka przeprowadzka rodziny Clarke. "Najbardziej obawiamy się o Czarusia"

Sanah szczerze o swoich lękach. Czego się obawia?

Sanah szczerze o swoich lękach. Czego się obawia?

9 tradycyjnych potraw na Wielkanoc - najlepsze przepisy

9 tradycyjnych potraw na Wielkanoc - najlepsze przepisy

Wakacje w maju – gdzie warto pojechać?

Wakacje w maju – gdzie warto pojechać?

Ola Żuraw-Świątek po 10 latach pogodziła się z mamą

Ola Żuraw-Świątek po 10 latach pogodziła się z mamą

#DzieńDobrywPolsce. Potrzebujesz interwencji Dzień Dobry TVN? Napisz do nas

#DzieńDobrywPolsce. Potrzebujesz interwencji Dzień Dobry TVN? Napisz do nas

Jak rozmawiać z dziećmi o ukrzyżowaniu Jezusa? "Mają prawo wiedzieć, że umieramy"

Jak rozmawiać z dziećmi o ukrzyżowaniu Jezusa? "Mają prawo wiedzieć, że umieramy"

Grupowa randka w "Hotelu Paradise 8". Ktoś złoży uczestnikom niezapowiedzianą wizytę

Grupowa randka w "Hotelu Paradise 8". Ktoś złoży uczestnikom niezapowiedzianą wizytę

Beata Ścibakówna skrytykowała zachowanie młodych aktorów

Beata Ścibakówna skrytykowała zachowanie młodych aktorów

Nauczycielka, która nie stawia stopni. "Obawiałam się bardziej reakcji rodziców niż uczniów"

Nauczycielka, która nie stawia stopni. "Obawiałam się bardziej reakcji rodziców niż uczniów"