Komunikacja w organizacji to niezwykle ważne i skomplikowane zagadnienie, na którego temat powstało wiele publikacji naukowych. Wyróżniamy komunikację wewnętrzną w organizacji, jak i zewnętrzną, komunikację pionową i poziomą w organizacji. Znając podstawy komunikowania się, w organizacji i firmie będziemy lepiej rozumieli procesy decyzyjne i efektywniej współpracowali w grupie.
Czym jest komunikacja w organizacji?
Komunikacja w organizacji to nie tylko proces wymiany informacji pomiędzy pracownikami lub pracownikami a managerami. To także niezwykle istotny element kształtowania wartości i kultury organizacyjnej , która jest specyficzna i oryginalna dla każdej organizacji. Każdy, kto rozpoczyna nową pracę, od razu przekonuje się o tym, co wolno, a czego nie wolno, jak komunikować się w organizacji i na czym polega komunikacja pionowa i pozioma w organizacji . Warto poznać teoretyczne rodzaje komunikacji w organizacji, aby móc je skuteczniej zastosować w praktyce.
Komunikacja w organizacji to podstawowy element funkcjonowania każdej firmy, od której zależą takie aspekty, jak np.:
· podział zadań i kompetencji,
· atmosfera w zespole,
· kultura organizacyjna,
· dopuszczalne normy zachowywania się do siebie nawzajem.
Powyższe kwestie w znacznej mierze zależą właśnie od tego, jak wygląda proces komunikowania się w organizacji, ale także pośrednio wpływają na szereg innych rzeczy , np.:
· obieg dokumentacji w firmie,
· podejście do klienta,
· morale pracowników,
· efektywność pracy,
· skuteczność współpracy w grupie,
· wyniki finansowe.
Jak widać, komunikacja w organizacji to fundament, bez którego nie można zbudować dobrze prosperującej firmy . Trudno również liczyć na wieloletnią pracę u danego pracodawcy, jeśli nie zaadaptujemy się do warunków komunikacji w firmie. Dlatego też poniżej przedstawiamy, jak modelowo powinna wygląda komunikacja w organizacji, jakie są rodzaje komunikacji w organizacji i na jakiego typu bariery komunikacyjne w organizacji możemy napotkać już pierwszego dnia w pracy.
Podstawowe cechy skutecznej komunikacji interpersonalnej w organizacji. Jak należy ze sobą rozmawiać w firmie?
Zbiór sposobów komunikowania się pomiędzy ludźmi określamy mianem komunikacji interpersonalnej w organizacji . Możemy ją podzielić na werbalne i niewerbalne typy komunikacji . Błędy w komunikacji interpersonalnej są z reguły najbardziej błahe, ale mogą powodować poważne problemy.
Werbalna komunikacja interpersonalna w organizacji dotyczy wszystkich zasad i norm mówienia. Odpowiada na pytanie, w jaki sposób można się do siebie odzywać, aby była efektywna komunikacja w organizacji . Niewerbalny rodzaj komunikacji dotyczy wszystkich znaków niesłownych – mimiki, gestykulacji, sposobu patrzenia, a nawet sposobu chodzenia. Aby prowadzić jak najbardziej efektywną komunikację, starajmy się zawsze zachować skupienie na odbiorcy. Gwarantuje to tzw. aktywne słuchanie, w którym obędziemy się bez psujących wizerunek gestów (nagminne drapanie po podbródku itp.) i podobnych zachowań.
Komunikacja formalna i nieformalna w organizacji
Typ komunikacji w organizacji dzielimy także ze względu na kryterium okoliczności . W tym aspekcie wyróżniamy komunikację wewnętrzną w organizacji, komunikację zewnętrzną w organizacji, a także komunikację formalną i nieformalną w organizacji .
Przede wszystkim dotyczą one okoliczności procesu komunikacji. Przykładowo, innymi zasadami określa się kontakt między pracownikami, którzy są na przerwie, rozmawiają ze sobą luźno, a innymi korespondencję z klientem . Pierwszy przykład ilustruje typowa nieformalna komunikacja wewnętrzna w organizacji . Prowadzenie korespondencji z klientem (zakładając, że mamy do czynienia z profesjonalnym pracownikiem) będzie z kolei idealnym przykładem formalnej komunikacji zewnętrznej w organizacji. Jeśli jesteśmy sprzedawcą i kontaktujemy się z klientem w jego domu prywatnym, to będzie to nieformalna komunikacja.
Komunikacja pionowa i pozioma w organizacji
Kolejne rozróżnienie na rodzaje komunikacji w organizacji będzie dotyczyć tego, z kim rozmawiamy . Na podstawie tego wyróżniamy komunikację pionową i poziomą w organizacji .
Komunikacja pionowa w organizacji (inaczej wertykalna) d otyczy sposobu komunikacji w organizacji pomiędzy pracownikami a szefem lub innym wyższym szczeblem (np. menadżerskim). Komunikacja w dół dot. kontaktu wyższego szczebla z niższym, a komunikacja w górę adekwatnie na odwrót. Jak możemy się domyślać, komunikacja pozioma to z kolei komunikacja w organizacji, która zachodzi pomiędzy pracownikami tego samego szczebla .
To właśnie w tego typu komunikacji najczęściej natrafiamy na bariery komunikacyjne w organizacji , np. brak czasu na wysłuchanie kogoś, złe zarządzanie, brak przekonania o tym, kto podejmuje decyzje itp. Wynikać mogą z braku ustalenia reguł komunikowania się w organizacji i stanowią błąd szczebla zarządzającego.
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN