Komunikacja w biznesie to szerokie pojęcie, w skład którego wchodzi jej typ werbalny oraz niewerbalny. Skuteczna komunikacja w biznesie to ta tworząca się na podstawie strategii komunikacyjnej. Istnieje też szereg zasad komunikacji biznesowej, których należy przestrzegać. Dotyczy to także komunikacji międzykulturowej w biznesie, w której trzeba wziąć pod uwagę różnice kulturowe.
Na czym polega komunikacja w biznesie?
Komunikacja (w biznesie, ale nie tylko) to proces przekazywania informacji . W najprostszym modelu komunikacyjnym nadawca przekazuje komunikat za pomocą odpowiedniego kanału komunikacyjnego. Odbiorca otrzymuje komunikat i odpowiada na niego (występuje tzw. sprzężenie zwrotne). Nadrzędną rolę w komunikacji w biznesie pełni komunikat, który musi być odpowiednio dobrany pod względem tzw. kodu językowego. Kody językowe są jednak różne, zależne m.in. od wartości i sposobów postrzegania sprawy przez obydwie strony komunikacji. Zwłaszcza widoczne jest to na przykładzie komunikacji międzykulturowej w biznesie.
Komunikat, szczególnie w komunikacji biznesowej, musi być klarowny i zrozumiały, by ograniczyć bariery komunikacyjne . Procesy komunikacji w biznesie i w każdej organizacji powinny być odpowiednio zaplanowane. Dotyczy to zwłaszcza większych firm, przed którymi stoją np. wyzwania komunikacji międzykulturowej w biznesie .
Komunikacja międzykulturowa w biznesie
Jeżeli w firmie pracują osoby wywodzące się z innej kultury albo też firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, to konieczne jest zapewnienie odpowiednich warunków komunikacji biznesowej . Wszyscy nowi pracownicy, nie tylko zagraniczni, powinni być poddawani szkoleniom z zakresu komunikacji w biznesie .
Potrzeba właściwej komunikacji międzykulturowej w biznesie jest bardzo widoczna w zespołach projektowych. Pracodawca powinien kłaść nacisk na równość wszystkich członków grupy , ale także wzajemne rozumienie się. Dla komunikowania biznesowego ważna jest umiejętność decentracji członków grup projektowych , ale także pracowników wyższych szczebli. Polega ona na możliwości wczuwania się w sytuację mówiącego . Właściwa komunikacja międzykulturowa w biznesie powinna uwzględniać kontekst różnic kulturowych, panujących wewnątrz grupy lub pomiędzy pracownikami a klientami. Trzeba pamiętać, że każda kultura ma indywidualne wartości i system percepcji . Współcześnie – na skutek globalizacji – ulegają one zatarciom, ale wciąż występują.
Przed komunikacją w biznesie, a zwłaszcza przed komunikacją międzykulturową w biznesie, stoi wiele przeszkód. Zaliczamy do nich następujące bariery:
· blokady językowe,
· brak wyrozumiałości i zdolności wczuwania się w drugą osobę,
· pochopne osądzanie,
· wiara w stereotypy.
Skuteczne komunikowanie się w biznesie musi być zindywidualizowane – zupełnie inaczej przeprowadza się rozmowy biznesowe z klientami azjatyckimi, inaczej z rosyjskimi, a jeszcze inaczej z arabskimi. Przykładowo, europejsko-anglosaski model komunikacji w biznesie kładzie nacisk na bezpośredniość . Jeśli coś w ofercie lub projekcie nie spełnia naszych oczekiwań, nie będzie negatywnym przejawem komunikacji w biznesie, gdy o tym wprost powiemy drugiej stronie. Z kolei osoby np. z azjatyckiego kręgu kulturowego będą bardziej powściągliwe – nadrzędną wartością będzie niechęć do możliwego urażenia drugiej strony .
Komunikacja interpersonalna w biznesie (werbalna i niewerbalna).
Komunikacja interpersonalna w biznesie , czyli przekaz informacji z jednej strony do drugiej, pełni inną rolę od codziennej komunikacji interpersonalnej . Wyróżniamy komunikację formalną (listy urzędowe, wiadomości mailowe, konferencje) i nieformalną (biznesowa wizyta pracownika w domu klienta). Pod względem rodzaju komunikacji w biznesie możemy także wyróżnić pionową i poziomą komunikację biznesową . Pierwsza dotyczy komunikowania się osób, które nie są równe w hierarchii firmy, a więc np. doradcy z managerem. Może to być komunikowanie się w biznesie w dół lub w górę, a więc adekwatnie od strony doradcy lub od strony managera. Komunikacja pozioma , inaczej horyzontalna, to np. komunikacja biznesowa wśród równych sobie członków zespołu projektowego.
Koniecznie trzeba pamiętać o skutecznej komunikacji interpersonalnej w biznesie, obejmującej komunikację werbalną , czyli słowną, a także komunikację niewerbalną w biznesie . Zwykle komunikacja niewerbalna, czyli nasz język ciała (mimika, gestykulacja, sposób patrzenia, chodzenia), bywa nieuświadomiona, dlatego warto zadbać o jak najlepszy przekaz na tej płaszczyźnie. Pamiętajmy, że aż ok. 2/3 zapamiętanego przekazu powstaje właśnie na podstawie komunikacji niewerbalnej . W biznesie powinniśmy zatem zwrócić szczególną uwagę na układ nóg i rąk w trakcie rozmowy, minimalizować nerwowe ruchy, zadbać o schludną odzież zgodną z biznesowym dress codem, zachować pogodę ducha i całkowicie skupić uwagę na rozmówcy, ale też nie oceniać zbyt pochopnie mowy ciała interlokutora.
Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN