Back office manager, back office specialist – na czym polega ten pełen obowiązków zawód?

Praca w biurze
fot. nd3000/Getty Images
Back office i front office to dwie olbrzymie kategorie segmentów występujących w większości dużych firm. Back office manager lub back office specialist to stanowiska wymagające nie lada dyscypliny, odpowiedzialności i odporności na stres. Dlaczego i na czym polega praca back office managera?

Back office i front office – różnice

W większości dużych firm istnieje rozróżnienie na dwa segmenty, są to front office oraz back office . Co to i z czym się wiąże? Terminem back office określamy z reguły ten dział w firmie, który zajmuje się pracą wewnętrzną. To duży dział obejmujący szeroko rozumiane prace administracyjne firmy, czyli te, które nie są związane z bezpośrednim kontaktem z klientem. Analogicznie więc front office będzie tym obszarem działań w organizacji, którego praca związana jest z kontaktem z klientem.

Co to jest więc back office? Back office często określa się mianem administracji biznesu . W odróżnieniu od front office system back office może wiązać się także z procesem produkcyjnym firmy. Działania back office dotyczą koordynowania całego obiegu dokumentacji i informacji, a także bieżącej pracy biurowej – przy archiwizacji, koordynacji mniejszych szczebli administracyjnych, wypełnianiu i sprawdzaniu faktur itp. Program back office przewiduje także wspieranie innych działów w pracy wewnętrznej. Tak jak w przypadku każdego szczebla w firmie, nad sprawnym funkcjonowaniem back office czuwa kierownik, którego określamy mianem back office manager lub – wymiennie – back office specialist .

Praca w back office – co to jest i z czym się wiąże?

Praca w back office należy do typu tych administracyjnych. Back office to często „serce” danej firmy , w którym przebiegają wszystkie procesy. Bez względu na to, na jakim stanowisku będziemy pracowali i w jakiej firmie, każda praca w back office charakteryzuje się kilkoma podobnymi wymaganiami od potencjalnego kandydata.

Aby odpowiedzieć sobie bardziej szczegółowo, co to jest back office , przedstawiamy poniżej najpopularniejsze wymagania pracodawców, którzy zatrudniają na stanowiska back office manager, back office specialist lub back office assistant .

· Odporność na stres – przydaje się zarówno w pracy na stanowisku back office assistant, jak i back office manager. Praca w back office może być stresująca, gdyż wbrew pozorom ciągle coś się w niej zmienia: raz okaże się, że dane zamówienia są niewłaściwie przygotowane, innym razem na jaw wyjdzie „niespodzianka” z działu produkcji, a trzecim razem przyszykowana przez dział dokumentacja nie okaże się tą dokumentacją, którą trzeba było zrobić w trybie “na wczoraj”.

· Dobre umiejętności pracy pod presją czasu – w pracy w back office (managerów i specjalistów dotyczy to szczególnie) nie ma miejsca na popełnianie błędów... a jeśli się już zdarzą, to musimy być odporni na stres i jak najszybciej je naprawić.

· Zdolności organizacyjne – tak jak front office, back office firmy składa się z wielu pomniejszych szczebli. Osoba pracująca na stanowisku związanym z back office powinna zatem posiadać doskonałe zdolności w zakresie organizacji pracy własnej, jak i całego działu.

· Zdolności zarządzania czasem pracy – brzmi ogólnie, ale to wymaganie nie wzięło się znikąd. Umiejętność zarządzania czasem pracy jest ważna dla każdego, a zwłaszcza dla back office managera, który odpowiada za koordynację pracy całego działu .

· Umiejętność fakturowania i sporządzania dokumentacji firmowej – podstawowe i bardzo ważne obowiązki, które (prawdopodobnie) będziemy wykonywali codziennie, będąc zatrudnionymi na stanowisku back office assistant .

· Rozwinięte umiejętności interpersonalne – do pracy w administracji biurowej raczej nie poszukuje się wolnych strzelców. Wynik całego działu zależy od pracy zespołu, dlatego umiejętności interpersonalne są bardzo ważne. Jak to mówią, “teamwork makes the dreamwork”.

Back office – outsourcing i system back office

Rynek usług back office w Polsce bardzo szybko się rozwija. Badania pokazują, że co czwarta firma w Polsce korzysta z działu back office . Praca dla osób na stanowiskach back office specialist czy back office manager wydaje się wręcz pewna, ale niepewna jest praca w konkretnej firmie. W ramach back office outsourcing staje się jeszcze bardziej popularny, gdyż kusi niższymi cenami. Back office outsourcing sprawdza się zwłaszcza przy takich obowiązkach, jak np.:

· fakturowanie i archiwizowanie dokumentów (elektroniczna i papierowa),

· czynności windykacyjne,

· dostarczanie aplikacji informatycznych,

· obsługa informatycznych systemów CRM,

· obsługa akt osobowo-płacowych.

W zakresie back office outsourcing stanowi rozwiązanie, na które najczęściej decydują się firmy z branży handlowej, budowlanej i produkcyjnej. Minimalnie rzadziej, ale wciąż często na outsourcing decydują się firmy telekomunikacyjne i finansowe.

Jeżeli lubimy pracę biurową, zespołową i związaną z obiegiem dokumentacji wewnątrz firmy, to stanowisko back office managera może być dla nas dobrym celem kariery. O tym, że warto, przekonują także zarobki, które plasują się znacznie powyżej średniej krajowej.

Zobacz film: Na czym polega praca greenkeepera? Źródło: Dzień Dobry TVN

Autor: Redakcja Dzień Dobry TVN

podziel się:

Pozostałe wiadomości

Samotność, stres i szok młodej mamy. "W łazience się zamykałam i płakałam"

Samotność, stres i szok młodej mamy. "W łazience się zamykałam i płakałam"

Takiego programu dawno nie było. W pracy stawi się wyjątkowy skład prowadzących

Takiego programu dawno nie było. W pracy stawi się wyjątkowy skład prowadzących

Quiz. Sprawdź, co wiesz o wielkanocnych potrawach?

Quiz. Sprawdź, co wiesz o wielkanocnych potrawach?

Żurek i barszcz biały - czym się różnią te wielkanocne zupy?

Żurek i barszcz biały - czym się różnią te wielkanocne zupy?

Rebel Wilson straciła dziewictwo w wieku 35 lat. "Ludzie mogą poczekać, aż będą gotowi"

Rebel Wilson straciła dziewictwo w wieku 35 lat. "Ludzie mogą poczekać, aż będą gotowi"

Nowy uczestnik wszedł do "Hotelu Paradise 8" i od razu namieszał

Nowy uczestnik wszedł do "Hotelu Paradise 8" i od razu namieszał

Serowe pyszności na Wielkanoc. Poznaj przepisy Andrzeja Polana na dania z serem długodojrzewającym
Materiał promocyjny

Serowe pyszności na Wielkanoc. Poznaj przepisy Andrzeja Polana na dania z serem długodojrzewającym

Jak gwiazdy spędzają Wielkanoc? Marzena Rogalska: "Szaleństwo"

Jak gwiazdy spędzają Wielkanoc? Marzena Rogalska: "Szaleństwo"

Tradycje wielkanocne - zwyczaje, ciekawostki i symbole Wielkanocy. Co powinno być w koszyczku wielkanocnym?

Tradycje wielkanocne - zwyczaje, ciekawostki i symbole Wielkanocy. Co powinno być w koszyczku wielkanocnym?

"Po Wielkanocy sałatkę jarzynową wyrzuca 68% Polaków". Znana dziennikarka radzi, co z niej zrobić

"Po Wielkanocy sałatkę jarzynową wyrzuca 68% Polaków". Znana dziennikarka radzi, co z niej zrobić

Wojciech Modest Amaro podzielił się rodzinną nowiną. "Piękny Aniołek już jest na świecie"

Wojciech Modest Amaro podzielił się rodzinną nowiną. "Piękny Aniołek już jest na świecie"

Wyjątkowe dania z drobiu na Wielkanoc (i nie tylko). Wypróbuj przepisy Matteo Brunettiego
Materiał promocyjny

Wyjątkowe dania z drobiu na Wielkanoc (i nie tylko). Wypróbuj przepisy Matteo Brunettiego

Ile jajek można zjeść w tygodniu? Ekspert rozwiewa wątpliwości

Ile jajek można zjeść w tygodniu? Ekspert rozwiewa wątpliwości

Księżna Kate wspierała ją w chorobie. Teraz 8-latka chce zrobić dla niej to samo. "Wyzdrowieje tak, jak ja"

Księżna Kate wspierała ją w chorobie. Teraz 8-latka chce zrobić dla niej to samo. "Wyzdrowieje tak, jak ja"

10 kroków dzieli Cię od udanej podróży. O tym należy pamiętać przy planowaniu wyjazdu
Materiał promocyjny

10 kroków dzieli Cię od udanej podróży. O tym należy pamiętać przy planowaniu wyjazdu

Kobiety hejtowane za wielodzietność.  "Odpieluszkowe zapalenie mózgu"  

Kobiety hejtowane za wielodzietność.  "Odpieluszkowe zapalenie mózgu"  

Zjadłam słynny żurek Magdy Gessler. Czy talerz zupy jest wart swojej ceny?

Zjadłam słynny żurek Magdy Gessler. Czy talerz zupy jest wart swojej ceny?

Siostry uratowały sklep dziadka. "To nie mogło się tak skończyć"

Siostry uratowały sklep dziadka. "To nie mogło się tak skończyć"

Klaudia El Dursi zabiera w podróże walizki z jedzeniem?

Klaudia El Dursi zabiera w podróże walizki z jedzeniem?

Ten składnik warto suplementować. "Odpowiada za to, że nasza skóra jest ładna, a włosy piękne"
Materiał promocyjny

Ten składnik warto suplementować. "Odpowiada za to, że nasza skóra jest ładna, a włosy piękne"

Wiosenny horoskop miłosny. Pojawią się emocjonalne burze i zawirowania

Wiosenny horoskop miłosny. Pojawią się emocjonalne burze i zawirowania

Czy epidemia opioidowa ma szansę dotrzeć do Polski? "4 lata temu nie mieliśmy żadnych przypadków"

Czy epidemia opioidowa ma szansę dotrzeć do Polski? "4 lata temu nie mieliśmy żadnych przypadków"

Polska ma własnego van Gogha. Ekspertyzy potwierdziły autentyczność obrazu

Polska ma własnego van Gogha. Ekspertyzy potwierdziły autentyczność obrazu

"Alkohol, przemoc, zaniedbania". Gabriela nie bała się pomóc maluchom

"Alkohol, przemoc, zaniedbania". Gabriela nie bała się pomóc maluchom

Potrawy wielkanocne, które zawładną świątecznym stołem. Przepisy Sebastiana Olmy
Materiał promocyjny

Potrawy wielkanocne, które zawładną świątecznym stołem. Przepisy Sebastiana Olmy

Marcin Prokop ma wyjątkową relację z bratem, lecz nie zawsze było kolorowo. "Zburzył mój spokój"

Marcin Prokop ma wyjątkową relację z bratem, lecz nie zawsze było kolorowo. "Zburzył mój spokój"

Obejrzałam dwa odcinki serialu "Klara". Każdy zna kogoś takiego, jak matka głównej bohaterki

Obejrzałam dwa odcinki serialu "Klara". Każdy zna kogoś takiego, jak matka głównej bohaterki

Sposób na wnętrze: Metamorfoza starej i niefunkcjonalnej kuchni. "To jest rewelacja"
Materiał promocyjny

Sposób na wnętrze: Metamorfoza starej i niefunkcjonalnej kuchni. "To jest rewelacja"

Sarah Ferguson wspiera Kate. Sama walczyła z dwoma typami raka

Sarah Ferguson wspiera Kate. Sama walczyła z dwoma typami raka

Wyjątkowy gość specjalny w "MasterChef Nastolatki"

Wyjątkowy gość specjalny w "MasterChef Nastolatki"

Nazywają go "trudnym aktorem". Jaki naprawdę jest Sebastian Fabijański?

Nazywają go "trudnym aktorem". Jaki naprawdę jest Sebastian Fabijański?

Dbać trzeba nie tylko o włosy, ale i o skórę głowy. Jak to robić?
Materiał promocyjny

Dbać trzeba nie tylko o włosy, ale i o skórę głowy. Jak to robić?

"Łazienkowe przekleństwa" - zbawienna metoda czy szkodliwy trend? Psycholożka wyjaśnia

"Łazienkowe przekleństwa" - zbawienna metoda czy szkodliwy trend? Psycholożka wyjaśnia

Sposób na idealnie białe firanki i obrusy na święta - sprawdź, co trzeba zrobić

Sposób na idealnie białe firanki i obrusy na święta - sprawdź, co trzeba zrobić

"Hotel Paradise 8". Ola i Ada rozdają karty. Ich decyzja może mieć wpływ na Rajskie Rozdanie

"Hotel Paradise 8". Ola i Ada rozdają karty. Ich decyzja może mieć wpływ na Rajskie Rozdanie

Zatrzymaj pierwsze zmarszczki. Sprawdź, jak zapobiec starzeniu się skóry
Materiał promocyjny

Zatrzymaj pierwsze zmarszczki. Sprawdź, jak zapobiec starzeniu się skóry

Platforma streamingowa Max już w czerwcu. "Na tę chwilę czekaliśmy 2 lata"

Platforma streamingowa Max już w czerwcu. "Na tę chwilę czekaliśmy 2 lata"

Wiosna na wielkanocnym stole. Stwórz własne dekoracje

Wiosna na wielkanocnym stole. Stwórz własne dekoracje

Brak apetytu u osób starszych. Co robić, kiedy seniorzy przestają jeść?
Materiał promocyjny

Brak apetytu u osób starszych. Co robić, kiedy seniorzy przestają jeść?

Co i za ile kupimy do koszyka wielkanocnego?

Co i za ile kupimy do koszyka wielkanocnego?

Nie wiesz, jak rozmawiać ze swoim psem? Waszą komunikację poprawi Radek Ekwiński. Napisz do nas

Nie wiesz, jak rozmawiać ze swoim psem? Waszą komunikację poprawi Radek Ekwiński. Napisz do nas

To najczęstszy błąd w podawaniu żurku

To najczęstszy błąd w podawaniu żurku

Wybuchowy ekstrawertyk, a może cichy introwertyk? Poznaj numerologiczną 4

Wybuchowy ekstrawertyk, a może cichy introwertyk? Poznaj numerologiczną 4

Mateusz Hładki poprowadzi nowy program

Mateusz Hładki poprowadzi nowy program

Sprawdzony trik z TikToka. Jak sprytnie pokroić mango?

Sprawdzony trik z TikToka. Jak sprytnie pokroić mango?

E-sklep TVN. Co jest w ofercie? "Widzowie poczują się częścią czegoś większego"
Materiał promocyjny

E-sklep TVN. Co jest w ofercie? "Widzowie poczują się częścią czegoś większego"

Ile cukru jest w przekąskach dla dzieci? "Owoce się je, a nie pije"

Ile cukru jest w przekąskach dla dzieci? "Owoce się je, a nie pije"

Paulina Holtz oddała kuchnię. Ogłoszenie zamieściła na popularnej grupie

Paulina Holtz oddała kuchnię. Ogłoszenie zamieściła na popularnej grupie

Wielka przeprowadzka rodziny Clarke. "Najbardziej obawiamy się o Czarusia"

Wielka przeprowadzka rodziny Clarke. "Najbardziej obawiamy się o Czarusia"

Sanah szczerze o swoich lękach. Czego się obawia?

Sanah szczerze o swoich lękach. Czego się obawia?

9 tradycyjnych potraw na Wielkanoc - najlepsze przepisy

9 tradycyjnych potraw na Wielkanoc - najlepsze przepisy

Wakacje w maju – gdzie warto pojechać?

Wakacje w maju – gdzie warto pojechać?

Ola Żuraw-Świątek po 10 latach pogodziła się z mamą

Ola Żuraw-Świątek po 10 latach pogodziła się z mamą

#DzieńDobrywPolsce. Potrzebujesz interwencji Dzień Dobry TVN? Napisz do nas

#DzieńDobrywPolsce. Potrzebujesz interwencji Dzień Dobry TVN? Napisz do nas

Jak rozmawiać z dziećmi o ukrzyżowaniu Jezusa? "Mają prawo wiedzieć, że umieramy"

Jak rozmawiać z dziećmi o ukrzyżowaniu Jezusa? "Mają prawo wiedzieć, że umieramy"

Grupowa randka w "Hotelu Paradise 8". Ktoś złoży uczestnikom niezapowiedzianą wizytę

Grupowa randka w "Hotelu Paradise 8". Ktoś złoży uczestnikom niezapowiedzianą wizytę

Beata Ścibakówna skrytykowała zachowanie młodych aktorów

Beata Ścibakówna skrytykowała zachowanie młodych aktorów

Nauczycielka, która nie stawia stopni. "Obawiałam się bardziej reakcji rodziców niż uczniów"

Nauczycielka, która nie stawia stopni. "Obawiałam się bardziej reakcji rodziców niż uczniów"